JABATAN KETUA MENTERI  (BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA),  (BAHAGIAN PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA),  (BAHAGIAN KUALITI DAN AUDIT SUMBER MANUSIA),  TINGKAT 10 & 11, WISMA BAPA MALAYSIA,  PETRA JAYA, KUCHING  93502 KUCHING

Telefon Am    :     082-441975  Kawat             :    SUK Teleks           :     HIDMAT MA70091  Fax                :     082-445618 & 448214 (HRM)

SURAT PEKELILING
(Perj. Bil. No. 14/96)

DARIPADA    :        Setiausaha Kerajaan,                                KEPADA    :     Semua Ketua Jabatan Negeri
                                  Sarawak.                                                                            Setiausaha Tetap Kementerian
                                                                                                                             Semua Residen Bahagian
                                                                                                                             Semua Ketua Jabatan Negeri

PERKARA     :        Manual Prosedur Kerja

RUJ. KAMI   :       07/EO/2950/1                                           TARIKH  :       17 April 1996

Saya amat berbesar hati memaklumkan bahawa Manaual Prosedur Kerja (MPK) yang baru telah disiapkan bagi menggantikan MPK yang ada sekarang.

2.                    Objektif pengemaskinian MPK ini adalah untuk mempastikan ianya sesuai dijadikan dokumen rujukan utama bagi pegawai dan kakitangan Jabatan/Pejabat pada setiap masa. Ini adalah selaras dengan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA) Bil.8 Tahun 1991 (Panduan Mengenai Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja). Antara lain, PKPA tersebut menyatakan bahawa MPK perlu dikemaskini apabila wujuk proses-proses atau tugas-tugas baru dalam Jabatan/Pejabat hasil daripada penyemakan semula proses yang sedia ada serta penyusunan semula tugas atau stuktur Jabatan/Pejabat yang berkaitan.

3.                    Sehubungan itu,  bersama ini disertakan dua jilid MPK yang baru. Dua jilid berkenaan meliputi :-

                       i.        Bidang Perkhidmatan dan Perjawatan (Negeri); dan

                       ii.        Bidang Pentadbiran Am Pejabat (Negeri).

Kedua-duanya adalah sebagai rujukan utama yang merangkumi prosedur kerja sescara terperinci dan penentuan tanggungjawab yang jelas. Ini akan membantu pegawai dan kakitangan menjalankan tugas masing-masing dengan lebih cekap dan teratur.

4.                    MPK ini hendaklah digunakan sebagai paduan khususnya dalam menjalankan aktiviti-aktiviti personel seperti urusan pengisian jawatan, urusan kenaikan pangkat, pertukaran, tatatertib, kemasukan ke taraf perkhidmatan berpencen dan sebagainya.

5.                    Sukacitanya jika pihak Datuk/Tuan/Puan dapat mengemukakan komen atap pandangan mengenai beberapa perubahan yang terdapat dalam MPK yang baru ini (jika ada). Sekiranya tiada, kedua-dua MPK tersebut bolehlah digunakan sepenuhnya dalam urusan kerja Jabatan/Pejabat masing-masing.

6.                    Adalah diharapkan MPK yang baru ini akan dapat emnyumbang ke arah penigkatan kualiti dan produktiviti di setiap Jabatan/Pejabat selaras dengan penyerapan konsep Pengurusan Kualaiti Menyeluruh (TQM).

Sekian, terima kasih.

 "BERSATU BERUSAHA BERBAKTI"

Yang Ikhlas,
 
 

(ABDUL RASHID BIN HAJI AZIZ)
Pengarah Pengurusan Sumber Manusia.
b. p. Setiausaha Kerajaan,
Sarawak

Salinan asal

MANUAL PROSEDUR KERJA
BIDANG PERKHIDMATAN DAN PERJAWATAN (NEGERI)

Proses Kerja
 

AKTIVITI	SUB-AKTIVITI
Cadangan Perjawatan	Cadangan Perjawatan Bagi Jawatan Tambahan Perwujudan Jawatan Baru Dan Kenaikan Taraf jawatan Untuk Kumpulan A,B,C dan D (Kategori I-XI) (JN1.1)
Pengambilan/Pengisian/Perlantikan	Pengisian Jawatan Bukan Gunasama/Jawatan Khas Jabatan (JN2.2) Perlantikan Pekerja Sambilan/Bergaji Harian (Pekerja Sementara)(JN2.3) Perlantikan Semula Bakal Pesara (JN2.4)
Peperiksaan	Peperiksaan Perkhidmatan (JN3.1)
Pengesahan Dalam Jawatan	Pengesahan Dalam Jawatan (JN4.1)
Jawatan Berpencen	Kemasukan Ke Dalam Jawatan Berpencen (JN5.1)
Kursus	Kursus Dalam Negeri (Kursus Latihan Tempatan) (JN6.1) Kursus Luar Negeri (JN6.2)
Kenaikan Pangkat	Kenaikan Pangkat Secara Lantikan (KPSL) Seperti Yang Diperuntukan Dalam Skim Perkhidmatan (JN7.1)
Kenaikan Pangkat Biasa Jawatan Gunasama	Kenaikan Pangkat Biasa (JN7.2)
Kenaikan Pangkat Biasa Jawatan Khas Jabatan	Kenaikan Pangkat Biasa (JN7.3)
Memangku/Menanggung Kerja	Memangku (Acting) Atau Menanggung Kerja/Menjalankan Tugas (Charge) (JN 8.1)
Tatatertib	Tindakan Tatatib Kerana Kesalahan Tata Kelakuan (Misbehaviour) (JN9.1) Tindakan Tatatertib Kerana Sakit Jiwa (JN9.2)
Cuti	Permohonan Cuti Rehat (JN10.1) Permohonan Cuti Sakit (JN10.2) Permohonan Cuti Tanpa Rekod (JN10.3) Permohonan Cuti Tanpa Gaji(JN10.4) Permohonan Cuti Separuh Gaji (JN10.5) Permohonan Cuti Kerana Berkursus/Belajar (JN10.6) Permohonan Cuti Haji (JN10.7) Permohonan Cuti Bersalin (JN10.8) Pengumpulan Baki Cuti (JN10.9) Permohonan Cuti Untuk Tujuan Gantian Wang Tunai (JN10.10)
Pertukaran	Pertukaran Tempat Kerja (JN11.1) Pemberian Elaun Pindahan Dan Gantian Makan (JN11.2) Ongkos Pengangkutan Barang-Barang Pegawai (JN11.3)
Penilaian Prestasi Untuk Jabatan-Jabatan Yang Mempunyai PPG Masing-Masing	Menyediakan Laporan Penilaian Prestasi (LPP) (JN12.1)
Persaraan	Persaraan Wajib (JN13.1) Persaraan Pra-masa Atas Pilihan Sendiri (JN13.2) Persaraan Disebabkan Kesihatan (JN13.3) Persaraan Demi Kepentingan Awam (JN13.4)
Penamatan Perkhidmatan	Urusan Perletakan Jawatan (JN14.1) Tatacara Buang Kerja (Dismissal) (JN14.2) Tamat Kontrak (Pegawai Kontrak) (JN14.3) Penamatan Perkhidmatan Kerana Kematian (JN14.4) Pelepasan Dengan Izin (JN14.5)
Elaun-Elaun	Pendahuluan Untuk Elaun Makan Dan Sewa Hotel (JN15.2) Permohonan Bayaran Balik (Reimburseable Expenditure) (JN15.3) Permohonan Elaun Oindah Rumah Dalam Stesen Yang Sama (Jn15.4) Permohonan Melebihi Kelayakan (Entitlement) Sewa Hotel Dan Perjalanan Udara (JN15.5) Permohonan Elaun Pakaian Panas (JN15.6)
Elaun-Elaun	Permohonan Elaun Pakaian Panas (JN16.1)
Memiliki Harta	Perisytiharaan harta (JN17.1) Kelulusan Untuk Memiliki Harta Melebihi Had-had Yang Ditetap Dalam Perintah Am (JN17.2)
Tambang Percuma	Tambang Ke Kampung Halaman Semasa Bercuti Tahunan (Pre-suffian) (JN18.1) Pertukaran Kampung Halaman (JN18.2) Permohonan Tambang Percuma Di Bawah Perintah Am Negeri 214(3) (World Tour) - Pre-suffian (JN18.3) Tambang Percuma Sekali Dalam Tempoh 3 Tahun Perkhidmatan (Pre-suffian)(JN18.4) Permohonan Elaun Cuti (JN18.5) Permohonan Tambang Percuma sekali Dalam Tempoh 3 Tahun Perkhidmatan (Suffian) (JN18.6) Permohonan Tambang Percuma Semasa Lantikan Pertama (JN18.7)
Rawatan Perubatan	Rawatan Dalam Negeri (JN19.1) Rawatan Di Luar Negeri (Luar Sarawak) (JN19.2)
Pinjaman Kerajaan	Permohonan Pinjaman Membeli Motokar/Motosikal/Enjin Moto Sangkut/Bot/Basikal (JN20.1) Urusan Membeli Peti Sejuk (JN20.2)
Lain-Lain Aktiviti	Menyelenggara Rekod Perkhidmatan (JN21.2) Pingat Perkhidmatan Lama (JN21.3)
Lain-Lain Permohonan	Mendapatkan Kelulusan Dari Pejabat SUK Permohonan Untuk Menjadi Ahli Lembaga Dan Kebenaran Menerima Elaun (JN22.1) Permohonan Kebenaran Untuk Berkerja Selepas Waktu Pejabat (JN22.2) Meninggalkan Negeri (Kerana Urusan Rasmi) (JN22.3) Meninggalkan Negara Semasa Bercuti (JN22.4) Permohonan Kemudahan Kad Kredit (JN22.5) Permohonan Pakaian Seragam/Elaun Pakaian Seragam (JN22.6)
Kemalangan Jalan Raya	Kemalangan Jalan Raya Yang Melibatkan Pemandu Dan Kenderaan Kerajaan (JN 23.1)

Surat Pekeliling

MANUAL PROSEDUR KERJA
BIDANG PENTADBIRAN  AM PEJABAT (NEGERI)

Proses Kerja
 
 

AKTIVITI	SUB-AKTIVITI
Urusan Surat-Menyurat Dan Sistem Fail	Urusan Penerimaan Dan Pengedaran Surat (TN1.1) Urusan Pendaftaran Dan Pengurusan Fail (TN1.2) Urusan Penghantaran Surat (TN1.3) Urusan Penghantaran Bungkusan (TN 1.4) Edaran Surat Pekeliling/Memo/Surat Rasmi/Minit kepada Pegawai-Pegawai (TN1.5) Prosedur Pemisahan Dan Pemusnahan Fail (TN 1.6) Penyediaan Surat (TN1.7)
Percetakan	Urusan Percetakan Di Pejabat/Jabatan Sendiri(TN2.1) Percetakan Di Pusat Menyalin (Di Pejabat Residen) (TN2.2) Percetakan Di Pejabat Percetakan Negara(JPN) (TN2.3) Percetakan Di Syarikat Swasta (TN2.4)
Keselamatan Pejabat	Pengawasan Keselamatan Pejabat (TN3.1) Keselamatan dokument-dokument Pejabat (TN3.2) Pengawasan Pelawat Di Jabatan-Jabatan Kerajaan (TN3.3) Simpanan Anak Kunci(TN3.4)
Perhubungan	Urusan Menghantar Teleks (TN4.1) Urusan Menghantar Telegram (TN4.2) Mengurus Panggilan Telefon Dari Luar (TN4.3) Mengurus Panggilan Telefon Ke Luar Pejabat (TN4.4) Menerima Dokument Melalui Faks (TN4.5) Menghantar Dokument Melalui Faks (TN4.6)
Papan Notis	Penggunaan & Penyelenggaraan Papan Notis Pejabat (TN5.1)
Bekalan Peralatan Alatulis	Kawalan dan Pemeriksaan Peralatan Dan Alatulis (TN6.1) Mendapat Bekalan Alatulis Dari Setor Pejabat (TN6.2)
Penyelenggaraan Alat Perabot Dan Mesin-Mesin Pejabat	Penyelenggaraan Alat Perabot Dan Mesin-Mesin Pejabat (TN7.1)
Rekod Kedatangan Harian	Pengurusan Buku Kedatangan Harian (TN8.1)
Laporan Tahunan	Penyediaan Laporan Tahunan (TN9.1)
Mesyuarat	Penyediaan Mesyuarat (TN10.1)
Bangunan Kerajaan	Urusan Menyewa Pejabat-Pejabat Kerajaan Negeri (TN11.1) Urusan Penyenggaraan Bangunan-Bangunan Kerajaan (Negeri) (TN11.2) Mengawasi Kebersihan Pejabat (Tn11.3) Permohonan Menyewa Kuarters Bagi Pegawai/kakitangan (Kerajaan Negeri) (TN11.4)
Kenderaan Kerajaan	Kebenaran Memandu Senderi Kenderaan Kerajaan Untuk Tujuan Rasmi (TN12.1) Permohonan Untuk Menggunakan Kenderaan JKR/Swasta (TN12.2) Permohonan Untuk Menggunakan Pesawat Udara Kerajaan/Tentera Udara (TN12.3) Permohonan Untuk Menggunakan Kapal Kerajaan (Tn 12.4) Penelenggaraan Dan Servis Kenderaan Kerajaan (TN12.5)
Hal-Hal Protokol	Susunan Gambar VVIP Di Pejabat-Pejabat (TN13.1) Pengibar Bendera (TN13.2) Prosedur Tempahan Bilik VIP Lapangan Terbang (TN13.3) Prosedur Tempahan Bilik Untuk VIP Di Rumah Rehat/Hotel (TN13.4) Prosedur Memohon "Block Seat" (TN13.5) Lawatan Perdana Menteri Malaysia atau Timbalan Perdana Menteri Malaysia atau Pembesar-Pembesar Luar Negeri (TN13.6) Majlis Makan Malam (TN13.7) Lawatan Dif-Dif Kenamaan Dari Luar Negeri (TN13.8)

Surat Pekeliling