PEKELILING PERKHIDMATAN
BIL. 4 TAHUN 1992

DAN
PANDUAN PELAKSANAAN SISTEM
PENILAIAN PRESTASI
PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA
 
 

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia
1993
 

---

DICETAK OLEH PERCETAKAN NASIONAL MALAYSIA BERHAD, KUCHING, SARAWAK.
 

---

KATA-KATA ALUAN

Pelaksanaan Sistem Saraan Baru (SSB)  mulai awal tahun 1992 merupakan salah satu pembaharuan yang bertujuan mengukuhkan lagi komitmen jentera pentadbiran awam dalam memenuhi peranannya pada masa akan datang.  Perubahan dalam sistem saraan yang dibawa oleh SSB memerlukan juga perubahan-perubahan dalam struktur dan syarat-syarat perkhidmatan.  Bagi menentukan perubahan-perubahan dan pembaharuan-pembaharuan itu dapat dilaksanakan secara sistematik dan berkesan, maka adalah perlu suatu sistem penilaian prestasi Perkhidmatan Awam yang komprehensif diperkenalkan.

2.    Sistem Penilaian Prestasi Perkhidmatan Awam ini yang akan dilaksanakan mulai tahun 1993, merupakan suatu kaedah utama pengurusan tenaga manusia, yang boleh memantapkan usaha meningkatkan kualiti dan produktiviti keseluruhan jentera pentadbiran awam di negara ini.  Selain dari memenuhi kehendak-kehendak dan kegunaan-kegunaan biasa pengurusan personel, seperti pergerakan gaji, kenaikan pangkat dan penempatan anggota, keperluan-keperluan utama sistem baru ini telah diambil kira.  Keperluan-keperluan itu seperti penetapan bersama sasaran kerja tahunan, perancangan strategik Jabatan, penetapan 'standards' prestasi kerja, penyeliaan dan motivasi serta kepimpinan yang berwibawa, akan membawa suatu perubahan besar dalam budaya kerja sektor awam.

3.    Dalam konteks yang sama, langkah-langkah pembaharuan dan kemajuan dalam Perkhidmatan Awam yang sedang berjalan seperti penggunaan Manual Prosidur Kerja, Panduan-Panduan Peningkatan Kualiti dan Produktiviti serta Penerapan Nilai-Nilai Murni, merupakan alat-alat pengurusan yang amat berguna bagi Ketua-Ketua Jabatan dan anggota-anggota Perkhidmatan Awam bagi mencapai kecemerlangan.

4.    Penggunaan Sistem Penilaian Prestasi ini melibatkan kesemua anggota Perkhidmatan Awam.  Oleh itu, adalah penting prinsip-prinsip dan kaedah-kaedah penilaian yang dihuraikan di dalam Pekeliling, Panduan dan Borang-Borang Penilaian Prestasi ini, diamati dan difahami oleh semua pihak dengan supaya keberkesanan kaedah-kaedah sistem baru ini dapat dihayati dengan sepenuhnya.

5.    Saya berkeyakinan bahawa pelaksanaan Sistem Penilaian Prestasi Perkhidmatan Awam yang baru ini akan mewujudkan Perkhidmatan Awam yang lebih cekap, berkualiti dan bermotivasi tinggi.

TAN SRI DATO' SERI AHAMAD SARJI BIN ABDUL HAMID,
Ketua Setiausaha Negara

4 Disember 1992.

---

KERAJAAN SERI PADUKA BAGINDA

MALAYSIA

PEKELILING PERKHIDMATAN BILANGAN 4 TAHUN 1992

SISTEM BARU PENILAIAN PRESTASI ANGGOTA
PERKHIDMATAN AWAM, MALAYSIA, BORANG-BORANG
PENILAIAN DAN PANDUAN PELAKSANAANYA






1.    TUJUAN

Tujuan Pekeliling Perkhidmatan ini ialah untuk memaklumkan mengenai pelaksanaan Sistem Baru Penilaian Prestasi Anggota Perkhidmatan Awam, Malaysia dan pemakaian Borang-borang Penilaian yang baru, berasaskan panduan pelaksanaannya.

2.    LATARBELAKANG

2.1     Pelaksanaan Sistem Saraan Baru (SSB) mulai 1-1-92 telah membawa beberapa perubahan penting dalam Perkhidmatan Awam, khususnya struktur perkhidmatan, struktur saraan dan syarat-syarat perkhidmatan.  Perubahan-perubahan ini memerlukan satu sistem penilaian prestasi personel sektor awam yang dapat, di antara lain, menggalakkan persaingan positif sesama anggota bagi meningkatkan kualiti dan produktiviti keseluruhan jentera Perkhidmatan Awam.

2.2    Prinsip-prinsip utama dalam sistem baru penilaian prestasi ilah seperti berikut:

         2.2.1    kadar upahan dan pemberian insentif hendaklah berasaskan prestasi anggota;

         2.2.2    penilaian hendaklah dilaksanakan secara objektif dan adil;

         2.2.3    prestasi hendaklah diasaskan kepada penghasilan kerja yang disumbangkan kea rah pencapaian objektif
                     oraganisasi yang ditetapkan; dan

         2.2.4    menggalakkan persaingan positif sesama anggota untuk meningkatkan kualiti dan produktiviti.
 

3.    JENIS-JENIS BORANG PENILAIAN PRESTASI DAN PANDUAN PELAKSANAANNYA

3.1    Jenis dan Penggunaan Borang Baru Penilaian Prestasi

        Sebanyak 5 jenis borang diperkenalkan bagi menggantikan Borang-borang Penilaian Prstasi yang sedia ada, iaitu seperti berikut:

                    Borang                                  Kumpulan Anggota

        (i)    JPA (Prestasi)1/93        Pegawai Pengurusan Tertinggi (Jabatan
                                                    Utama Sektor Awam-JUSA)

        (ii)   JPA (Prestasi) 2/93        Pegawai Pengurusan Tertinggi (Gred Khas)

       (iii)   JPA (Prestasi) 3/93        Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional
                                                     Profesional

        (iv)   JPA (Prestasi) 4/93       Pegawai Kumpulan Sokongan (I) (Kumpulan
                                                     B dan C di bawah JKK 1976)

        (v)    JPA (Prestasi) 5/93       Pegawai Kumpulan Sokongan (II) (Kumpulan
                                                     D termasuk IMG di bawah JKK 1976)

3.2    Borang Sasaran Kerja Tahunan (SKT)

                            Borang                            Kumpulan Anggota

                      (i)     SKT 1            Pegawai Pengurusan Tertinggi (Jawatan
                                                     Utama Sektor Awam-JUSA) Pegawai Pengurusan
                                                     Tertinggi (Gred Khas) dan Pegawai Kumpulan
                                                     Pengurusan dan Profesional

                      (ii)    SKT 2             Pegawai Kumpulan Sokongan (I) dan Pegawai
                                                      Kumpulan Sokongan (II)

3.2.2    Penetapan SKT setiap anggota jabatan atau organisasi hendaklah dibuat setelah Ketua Jabatan menentukan
            matlamat, strategi dan jenis program serta aktiviti tahunan setiap Bahatgian, Cawangan dan Unit Jabatan
            berkenaan.  Penentuan matlamat, strategi dan jenis program Jabatan semestinya mengambilkira dasar dan
            rancangan negara serta sumber-sumber kewangan, keanggotaan, maklumat dan peralatan di bawah bidang
            kuasanya.  Disamping itu dalam menetapkan SKT setiap anggota, Jabatan hendaklah menentukan piawaian
            pengukuran (standard of measurement) prestasi kerja bagi setiap aktiviti Jabatan mengikut keutamaan matlamat
            yang hendaklah dicapai bagi tahun berkenaan. Penetapan SKT, strategi dan piawaian Jabatan hendaklah
            berasaskan hasil perbincangan bersama di antara di antara Ketua Jabatan dengan Ketua-ketua
            Bahagian/Cawangan berkenaan.

3.2.3    Aktiviti-aktiviti penetapan SKT, kajian semula pertengahan tahun dan penilaian pencapaian penghasilkan kerja
            sebenar sepanjang tahun hendaklah mengikut peranan dan jadual berikut :

            Bil.      Peranan                                Aktiviti                                    Tarikh

            (i)        Ketua Jabatan            Penentuan matlamat,                        Disember/
                                                         strategi, rancangan                           Januari
                                                         tahunan dan piawaian
                                                         Jabatan

            (ii)         Ketua                      Penentuan jenis program,                  Disember/
                         Cawangan/               projek, aktiviti dan                            Januari
                         Unit                          SKT Bahagian, Cawangan
                                                         dan Unit

            (iii)         Urusetia                   Mengedar borang SKT                    Disember/
                                                          kepada setiap anggota                     Januari

            (iv)          Pegawai Yang         Penetapan SKT Pegawai                Januari
                           Dinilai/                    Yang Dinilai melalui
                           Pegawai                  perbincangan berasaskan
                           Penilai                     matlamat, strategi,
                                                          rancangan tahunan dan
                                                          piawaian Jabatan

            (v)           Pegawai Yang        Penilaian pencapaian                        Mei/Jun
                           Dinilai/                    sebenar pertengahan
                           Pegawai                  tahun dan kajian
                           Penilai                     semula SKT

            (vi)          Pegawai Yang         Penilai pencapaian                            November
                           Dinilai/                     hasil kerja sebenar
                           Pegawai                   sepanjang tahun

3.3    Panduan Pelaksanaan Sistem penilaian Prestasi

        Bagi melaksanakan sistem Penilaian Prestasi dengan sempurna, panduan bertajuk "Panduan Pelaksanaan Sistem Penilaian Prestasi Perkhidamtan Awam Malaysia" disertakan bersama.  Panduan ini memberi penjelasan kepada kesemua pegawai yang terlibat seperti Pegawai Yang Dinilai, Pegawai Penilai dan Pegawai Penilai Semula berhubung dengan prinsip-prinsip, cara penyediaan serta kaedah pengendalian Laporan Penilaian Prestasi.  Panduan ini hendaklah diikuti sepenuhnya oleh semua pegawai yang terlibat supaya dapat menghasilkan penilaian yang adil dan objektif.

4.      PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB UTAMA KETUA JABATAN

4.1    Bagi memastikan penilaian prestasi anggota dilaksanakan dengan berkesan, Ketua-ketua Jabatan adalah dikehendaki membuat perancangan kerja tahunan organisasinya, menentukan tahap piawaian pengukuran prestasi kerja serta mengesan dan menilai pencapaiannya sesuai dengan objektif organisasi.  Usaha-usaha di atas adalah penting kerana pencapaian objektif organisasi mempunyai hubungkait dengan pencapaian prestasi setiap anggota organisasi.

4.2    Ketua-ketua Jabatan adalah bertanggungjawab menentukan Borang-borang penilaian prestasi dan Borang-borang SKT diedar dan disediakan mengikut jadual seperti yang ditetapkan dalam Panduan Pelaksanaan Sistem Penilaian Prestasi Perkhidmatan Awam Malaysia.

5.        PROSIDUR PENYEDIAAN LAPORAN PENILAIAN PRESTASI

Semua Laporan Penilaian Prestasi hendaklah siap disediakan pada minggu ke tiga (3) bulan November tahun penilaian.  Prosidur penyediaan yang perlu diikuti oleh Urusetia, Pegawai Yang Dinilai, Pegawai Penilai dan Pegawai Penilai Semula adalah seperti berikut :

    Bil.       Peranan                                Aktiviti                                        Tarikh

    (i)        Urusetia                Mengisi butir-butir peribadi dan                 Minggu ke 4
                                            perkhidmatan Pegawai Yang                     Oktober
                                            Dinilai di Bahagian I Borang
                                            Penilaian Prestasi

                                            Mengedar Borang Laporan
                                            Penilaian Prestasi kepada semua
                                            anggota (Pegawai Yang Dinilai)

    (ii)       Pegawai Yang       Mengisi Bahagian II hingga                         Minggu
               Dinilai                    VIII Borang Laporan Penilaian                   Pertama
                                            Prestasi                                                      November

                                            Mengemukakan borang kepada
                                            Urusetia

    (iii)      Urusetia                 Mengumpul dan mengemukakan                 Minggu
                                             borang kepada Pegawai Penilai                  Pertama
                                                                                                              November

    (iv)       Pegawai                 Membuat Penilaian Prestasi                       Minggu
                Penilai                    Pegawai Yang Dinilai berasaskan              November
                                              Borang SKT dan aspek-aspek
                                              penilaian dalam borang

                                              Mengemukakan borang kepada
                                              Urusetia

    (v)       Urusetia                  Mengumpul dan mengemukakan               Minggu ke 2
                                              borang kepada Pegawai Penilai                 November
                                              Semula

    (vi)       Pegawai Penilai       Membuat Penilaian dan ulasan                 Minggu ke 3
                Semula                    keseluruhan ke atas laporan                     November
                                               yang disediakan oleh Pegawai
                                               Penilai

                                              Mengemukakan borang kepada
                                              Urusetia

6.    TARIKH KUATKUASA

Sistem Penilai Prestasi Baru ini hendaklah dilaksanakan oleh semua anggota Perkhidmatan Awam mulai 1.1.1993.  Penyediaan Laporan Penilaian Prestasi hendaklah menggunakan borang-borang yang disediakan dengan berasaskan "Panduan Pelaksanaan Sistem Penilaian Prestasi Perkhidmatan Awam Malaysia" ini.

7.    PEMBATALAN

Dengan berkuatkuasanya Pekeliling Perkhidmatan ini, Surat-surat Pekeliling Perkhidmatan berikut adalah dibatalkan.

        (i)         S.P.P. Bil. 4 tahun 1982

        (ii)         S.P.P. Bil. 6 tahun 1983

        (iii)        S.P.P. Bil. 7 tahun 1983

        (iv)        S.P.P. Bil. 8 tahun 1983

        (v)         S.P.P. Bil. 9 tahun 1983

        (vi)        S.P.P. Bil. 6 tahun 1987

        (vii)        S.P.P. Bil. 2 tahun 1988

        (viii)        S.P.P Bil. 1 tahun 1989

"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"
 

TAN SRI DATO' MAHMUD BIN TAIB,
Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam
Malaysia
11 Disember 1992
 

Semua Ketua Setiausaha.
Semua Ketua Jabatan Persekutuan.
Semua Y.B. Setiausaha Kerajaan Negeri.

s.k.

Semua Ketua Pengurusan Badan Berkanun.
Semua Ketua Pengurusan Kuasa Tempatan.

Salinan asal


---

KANDUNGAN                                                                                                                                             MUKA
                                                                                                                                            SURAT

 1.    PENGENALAN                                                                                                                1

 2.    TUJUAN                                                                                                                           1

 3.    PRINSIP ASAS DAN TUJUAN UTAMA SISTEM PENILAIAN                                    2

 4.    PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN                                          2

 5.    PENERANGAN AM DAN PANDUAN PROSES PENILAIAN                                      3
        PRESTASI

            5.1    Ciri-ciri Penting Sistem Laporan  Penilaian Prestasi                                                  3

            5.2    Penilaian Secara Objektif                                                                                        3

 6.     PERANAN KETUA JABATAN DALAM PELAKSANAAN                                          4
         PENILAIAN PRESTASI PERSONEL

 7.     PENENTUAN PEGAWAI PENILAI DAN PEGAWAI PENILAI                                   5
         SEMULA

 8.     PERANAN SERTA TUGAS PEGAWAI PENILAI DAN                                                6
         PEGAWAI PENILAI SEMULA

 9.     PROSES DAN JADUAL PENYEDIAAN                                                                        7

10.    JENIS BORANG LAPORAN PENILAIAN PRESTASI                                                  7

11.    KANDUNGAN BORANG DAN CARA PENYEDIAAN                                               8
         PENILAIAN PRESTASI

         11.1        Butir-butir Peribadi dan Perkhidmatan                                                                 8

         11.2        Kurniaan dan Penghargaan                                                                                  9

         11.3        Kemahiran Bahasa                                                                                              10

         11.4        Kursus, Latihan dan Seminar                                                                               10

         11.5        Perbincangan, Bimbingan dan Dorongan                                                              11

         11.6        Kesesuaian Penempatan                                                                                      11

         11.7        Penetapan Sasaran Kerja Tahunan, Kajian Semula                                               11

         11.8        Kegiatan dan Sumbangan                                                                                     15

         11.9        Penghasilan Kerja                                                                                                17

         11.10      Pengetahuan dan Kemahiran                                                                                 21

         11.11      Kualiti Peribadi                                                                                                     26

         11.12      Jalinan Hubungan dan Kerjasama                                                                          28

         11.13      Potensi                                                                                                                 28

         11.14      Jumlah Markah Keseluruhan                                                                                 32

         11.15      Perakuan Pergerakan Gaji                                                                                    33

         11.16      Kesesuaian Kenaikan Pangkat dan Penganugerahan                                              33
                        Khidmat Cemerlang, Bintang dan Pingat serta
                        Pemberian Penghargaan

         11.17      Rancangan Kemajuan Kerjaya                                                                              34

         11.18      Ulasan Keseluruhan dan Tanggungjawab Memberitahu                                          35
                        Prestasi Pegawai

         11.19      Ulasan Keseluruhan oleh Pegawai Penilai Semula                                                   35

         11.20      Catatan/Ulasan oleh Pengerusi Panel Penyelarasan                                                 35
                        Penilaian Prestasi dan Pergerakan Gaji (jika perlu)

12.     SKEL PENILAIAN                                                                                                           36

13.     PEMAKAIAN BORANG LAPORAN PENILAIAN PRESTASI                                      36

14.     PANEL PENYELARASAN PENILAIAN PRESTASI DAN                                             36
          PERGERAKAN GAJI (PPG)

          14.1    Penubuhan PPG                                                                                                        36

          14.2    Fungsi dan Kuasa PPG                                                                                              36

          14.3    Keanggotaan PPG                                                                                                     36

           14.4    Kaedah Pelaksanaan                                                                                                 40

           14.5    Urusetia PPG                                                                                                            41

           14.6    Urusan Penyimpanan Borang Penilaian Prestasi                                                          41

15.     PENUTUP                                                                                                                           42

LAMPIRAN

LAMPIRAN 'A'    -    Contoh Susunan Pegawai Penilai dan Pegawai                                              43
                                   Penilai Semula Mengikut Struktur Organisasi
                                   Kementerian/Jabatan

LAMPIRAN 'B'    -    Borang Sasaran Kerja Tahunan (SKT 1)                                                      46

LAMPIRAN 'B1'  -    Borang Sasaran Kerja Tahunan (SKT 2)                                                      50

LAMPIRAN 'C'    -    Aliran Pusingan Proses Pengurusan Penilaian                                                52
                                   Prestasi dan Pergerakan Gaji

LAMPIRAN 'C1'  -    Carta Aliran Proses Penilaian Prestasi dan                                                    53
                                    Pergerakan Gaji

LAMPIRAN 'D'    -    Pembahagian Pegawai Kumpulan Sokongan                                                 55
                                   Yang Menggunakan Borang JPA Prestasi
                                    4/93 dan JPA Prestasi 5/93

LAMPIRAN 'E'    -     Contoh-Contoh Sasaran Kerja Tahunan                                                    56-67
HINGGA 'E3'

LAMPIRAN 'F'    -     Skel Penilaian                                                                                            68-72
HINGGA 'F4'

LAMPIRAN 'G'   -     Contoh Organisasi Di Peringkat                                                                     73
                                    Kementerian, Jabatan, Daerah

LAMPIRAN 'H'   -     Contoh Pelaksanaan Pergerakan Gaji                                                            74

LAMPIRAN 'I'    -      Contoh Keahlian PPG                                                                                   75

LAMPIRAN 'J'    -      Jadual Pemarkahan Laporan Penilaian                                                         76-80
HINGGA 'J4'              Prestasi

LAMPIRAN 'K'   -     Contoh Kaedah Perkiraan Markah Laporan                                                 81-95
HINGGA 'K4'             Penilaian Prestasi

---

PANDUAN PELAKSANAAN SISTEM PENILAIAN PRESTASI
PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

PENGENALAN

Sesebuah organisasi diwujudkan untuk mencapai objektif tertentu.  Pencapaian objektif tersebut sebahagian besarnya bergantung kepada sejauh mana sumber tenaga manusia digemblengkan dengan berkesan.  Penggemblengan sumber tenaga manusia secara efektif memerlukan proses perancangan yang rapi, komunikasi berkesan dan penilaian prestasi personel yang adil.  Penilaian prestasi personel dalam perkhidmatan awam adalah satu proses berterusan yang melibatkan penetapan objektif, penilaian perlakuan serta pencapaian kerja pegawai secara individu dan kumpulan dalam tempoh masa tertentu untuk mempertingkatkan kualiti dan produktiviti sesebuah jabatan.

2.    TUJUAN

2.1    Panduan ini bertujuan untuk memberi penjelasan kepada Pegawai Yang Dinilai, Pegawai Penilai dan Pegawai Penilai Semula berhubung dengan prinsip, penyediaan dan pengendalian Laporan Penilaian Prestasi, sesuai dengan kehendak Sistem Saraan Baru (SSB).

2.2    Panduan ini hendaklah diikuti dengan sepenuhnya oleh Pegawai Yang Dinilai, Pegawai Penilai, Pegawai Penilai Semula dan Ketua Jabatan supaya dapat menghasilkan penilaian yang adil dan objektif.  Hasil penilaian ini akan membolehkan pihak pengurusan mengambil tindakan dan keputusan yang tepat berkaitan dengan pengurusan dan kemajuan kerjaya Pegawai Yang Dinilai iaitu:

        2.2.1    menentukan pergerakan gaji sama ada secara melintang, menegak, mendatar atau statik;

        2.2.2    menentukan kesesuaian dan kelayakan untuk kenaikan pangkat dan pemangkuan;

        2.2.3    menentukan kesesuaian dan kelayakan untuk penempatan secara pinjaman dan pertukaran sementara;

        2.2.4    menentukan kelayakan atau kesesuaian untuk penganugerahan khidmat cemerlang, pingat dan bintang
                    kebesaran serta pemberian surat penghargaan;

        2.2.5    mengenalpasti dan merancang keperluan latihan;

        2.2.6    menentukan kesesuaian penempatan dan bidang kerjaya sesuai dengan potensi, kebolehan, keistimewaan
                    serta kemajuan pegawai; dan

        2.2.7    memberi kaunseling dengan tujuan memperbaiki dan mempertingkatkan prestasi dan motivasi pegawai.

3.   PRINSIP ASAS DAN TUJUAN UTAMA SISTEM PENILAIAN

3.1    Sesuatu sistem penilaian yang baik perlu berasaskan kepada prinsip yang sesuai dengan kehendak pencapaian matlamat organisasi.  Sistem Penilaian Prestasi Perkhidmatan Awam adalah digubal berasaskan beberapa prinsip penilaian penilaian yang dinyatakan dalam SSB.  Di antara prinsip-prinsip utama tersebut ialah :

        3.1.1    kadar upahan dan pemberian insentif hendaklah berasaskan prestasi pegawai;

        3.1.2    penilaian hendaklah dilaksanakan secara objektif dan adil;

        3.1.3    prestasi hendaklah diasaskan kepada penghasilan kerja yang disumbangkan ke arah pencapaian objektif
                    organisasi yang ditetapkan; dan

        3.1.4    penggalakan persaingan positif sesama pegawai untuk meningkatkan kualiti dan produktiviti.

3.2    Berdasarkan kepada prinsip-prinsip dia tas, sistem penilaian prestasi ini digubal untuk memenuhi keperluan berikut :

        3.2.1    mewujudkan kaedah pengukuran prestasi kerja yang sistematik, meyakinkan dan menyeluruh;

        3.2.2    mewujudkan sistem yang sesuai dan relevan bagi mengukur prestasi kerja pegawai dalam pelbagai lapisan,
                    kumpulan dan klasifikasi Pegawai Perkhidmatan Awam di bawah SSB;

        3.2.3    mempelbagaikan kegunaan penilaian prestasi untuk fungsi-fungsi pengurusan personel seperti pergerakan
                    gaji; kenaikan pangkat, penempatan dan latihan; dan

        3.2.4    meningkatkan penglibatan Ketua-ketua Jabatan dan semua peringkat pegawai penyelia dalam tugas-tugas
                    berkaitan dentgan penilaian prestasi pegawai-pegawainya dari aspek perancangan kerja, penyeliaan,
                    motivasi, kaunseling dan kemajuan kerjaya.

4.    PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN SECARA AM

4.1    Ketua-ketua Jabatan adalah bertanggungjawab untuk melaksanakan dasar-dasar yang telah ditetapkan oleh Kerajaan melalui rancangan-rancangan jangka panjang dan pendek seperti Rangka Rancangan Jangka Panjang Kedua (RRJP2) dan Rancangan Lima Tahun.  Pelaksanaan dasar-dasar dan program-program negara ini memerlukan perancangan rapi dan bersepadu oleh setiap Kementerian dan Jabatan bagi merealisasikannya dalam bentuk projek-projek dan aktiviti-aktiviti tahunan Jabatan.  Dalam usaha ini, Ketua Jabatan perlu menggemblengkan segala sumber yang ada dalam organisasinya secara optimum dari segi kos, kuantiti, kualiti dan masa.  Keberkesanan seseorang Ketua Jabatan menunaikan tanggungjawab ini adalah bergantung kepada kebolehannya mengurus sumber manusia di bawah pimpinannya.

4.2    Selaras dengan peranan dan tanggungjawab ini serta tujuan Sistem Penilaian Prestasi, Ketua Jabatan hendaklah:

         4.2.1    menentukan arah haluan, matlamat dan sasaran kerja organisasinya sealaras dengan dasar dan rancangan
                     Kerajaan;

         4.2.2    mewujudkan sistem kerja dan komunikasi yang berkesan bagi pencapaian dan sasaran kerja yang
                     ditetapkan;

         4.2.3    mendapatkan komitmen daripada segenap lapisan anggota organisasinya melalui gaya pengurusan
                     berbentuk penyertaan (participative style of management); dan

         4.2.4    memberi penekanan terhadap kemajuan kerjaya anggota-anggota dalam organisasinya.

5.   PENERANGAN AM DAN PANDUAN PROSES PENILAIAN PRESTASI

5.1    Ciri-ciri Penting Sistem Laporan Penilaian Prestasi

         Penggubalan sistem penilaian prestasi ini mengambil kira perubahan dan perkembangan dalam Perkhidmatan Awam serta keperluan memperbaiki lagi sistem penilaian yang sedia ada supaya penilaian yang dibuat lebih objektif dan menyeluruh.  Aspek penting telah diubahsuai dan beberapa elemen baru telah diperkenalkan di antaranya ialah :

        5.1.1    penetapan sasaran kerja tahunan, kajian semula di pertengahan tahun dan proses penilaian yang
                    terbuka;

        5.1.2    pengiktirafan bagi kegaiatan dan sumbangan di luar tugas rasmi;

        5.1.3    klasifikasi dan tambahan kriteria penilaian serta wajaran yang lebih terperinci dan komprehensif;

        5.1.4    borang-borang penilaian yang mengintegrasikan pelbagai fungsi pengurusan personel;

        5.1.5    pemakaian borang-borang penilaian prestasi mengikut gred dan kumpulan Pegawai Perkhidmatan Awam;

        5.1.6    peringkat pegawai yang menilai telah dikurangkan daripada tiga kepada dua peringkat sahaja sesuai
                    dengan pengurangan lapisan gred di bawah struktur jawatan SSB; dan

        5.1.7    penubuhan Panel Penyelarasan  Penilaian Prestasi dan Pergerakan Gaji (PPG) menentukan penilaian yang
                    adil dan saksama.

5.2   Penilaian Secara Objektif

    Hasil penilaian prestasi seseorang pegawai akan mencorakkan kemajuan kerjayanya.  Dengan yang demikian, adalah menjadi tanggungjawab pegawai yang menilai menentukan supaya laporan dan penilaian disediakan secara objektif dan saksama. Berikut adalah di antara petunjuk am yang perlu diberi perhatian:

        5.2.1    penilaian hendaklah dibuat secara berterusan dan berdasarkan kepada pencapaian kerja sebenar
                    sepanjang tahun;

        5.2.2    penilaian hendaklah dibuat secara bebas tanpa berpandukan atau merujuk kepada laporan penilaian
                    prestasi tahun-tahun sebelumnya;

        5.2.3    penilaian hendaklah dibuat dengan keyakinan bahawa Pegawai Yang Dinilai merupakan aset terpenting
                    yang perlu dan boleh dimajukan dari semasa ke semasa;

        5.2.4    penilaian tidak dibuat secara tergesa-gesa atau dilakukan di saat-saat akhir;

        5.2.5    penilaian tidak dipengaruhi oleh faktor-faktor yang boleh diangga sebagai pilih kasih;

        5.2.6    penilaian tidak bersifat terlalu murah hati (lenient) atau sebaliknya;

        5.2.7    jangan mengambil jalan mudah dengan tidak memberi penilaian yang tepat tetapi memberi markah dalam
                    lengkungan pertengahan sahaja; dan

        5.2.8    tidak memberi perhatian yang lebih kepada perkara-perkara yang baru berlaku, sama ada bersifat positif
                    atau negatif, yang boleh mempengaruhi penilaian keseluruhan seseorang pegawai.

6.    PERANAN KETUA JABATAN DALAM PELAKSANAAN PENILAIAN PRESTASI PERSONEL

Ketua-ketua Jabatan adalah bertanggungjawab bagi memastikan penilaian prestsi dilaksanakan secara adil, saksama dan objektif supaya ganjaran yang diberi adalah setimpal dengan prestasi anggota.  Di samping itu, menerusi penilaian prestasi, Ketua-ketua Jabatan dapat mengenalpasti pegawai-pegawai yang memerlukan bimbingan dan latihan untuk memperbaiki dan mempertingkatkan prestasi mereka.  Bagi mencapai maksud di atas, Ketua Jabatan hendaklah mengambil tindakan-tindakan seperti berikut:

6.1    merangka rancangan kerja tahunan Jabatan bersama dengan Ketua-ketua Bahagian dan Unit;

6.2    menetapkan sasaran kerja tahunan secara bersama dengan Ketua-ketua Bahagian untuk dilaksanakan oleh
tiap-tiap bahagian selaras dengan strategi yang telah dipersetujui;

6.3    menetapkan ukuran piawaian(standard) bagi setiap aktiviti utama Jabatan yang akan dijadikan asas pencapaian
kerja bagi semua bahagian dan unit.  Piawaian yang ditetapkan hendaklah munasabah, boleh diukur dan dicapai;

6.4    memastikan kerja-kerja yang dijalankan oleh Ketua-ketua Bahagian dan Ketua-ketua Unit mengikut jadual kerja yang ditetapkan bagi keseluruhan Jabatan dengan mengadakan sistem penyelarasan, pengawalan dan pengkajian semula yang sesuai;

6.5    mengenalpasti dan menentukan supaya pegawai-pegawai yang bertanggungjawab sebagai Pegawai Penilai dan Pegawai Penilai Semula di Jabatannya menyediakan Laporan Penilaian Prestasi anggota-anggota di bawah penyeliaan mereka mengikut peraturan dan jadual penyediaan yang ditetapkan dalam Panduan ini; dan

6.6    mengarahkan Pegawai Penilai dan Pegawai Penilai Semula yang akan bertukar ke Jabatan lain, bersara atau meletak jawatan, menyediakan laporan penilaian prestasi bagi anggota di bawah penyeliaan mereka jika tempoh penyeliaan mereka itu melebihi daripada 6 bulan.

7.   PENENTUAN PEGAWAI PENILAI DAN PEGAWAI PENILAI SEMULA

7.1    Di bawah kaedah Sistem Penilaian Prestasi ini, hanya dua peringkat pegawai yang terlibat dalam membuat penilaian prestasi pegawai, iaitu Pegawai Penilai dan Pegawai Penilai Semula.  Secara khusus takrif  Pegawai Penilai dan Pegawai Penilai Semula adalah seperti berikut:

        7.1.1    Pegawai Penilai adalah pegawai atasan atau penyelia yang terdekat kepada Pegawai Yang Dinilai dan
                    mempunyai hubungan kerja secara langsung dan mengawasi kerjaya; dan

        7.1.2    Pegawai Penilai Semula adalah pegawai atasan yang terdekat kepada Pegawai Penilai dan mempunyai
                    hubungan kerja dengan Pegawai Yang Dinilai. Dalam keadaan di mana terdapat satu peringkat penyeliaan
                    sahaja, maka Pegawai Penilai adalah juga Pegawai Penilai Semula.

7.2    Penentuan Pegawai Penilai dan Pegawai Penilai Semula perlu menepati syarat-syarat berikut :

         7.2.1    hendaklah wujud hubungan kerja dan penyeliaan di mana Pegawai Yang Dinilai bertanggungjawab secara
                     langsung kepada Pegawai Penilai;

         7.2.2    Gred hakiki Pegawai Penilai hendaklah lebih tinggi daripada gred hakiki Pegawai Yang Dinilai.  Syarat ini
                     hanya dikecualikan dalam keadaan gred hakiki Pegawai Penilai dan Pegawai Yang Dinilai adalah sama
                     tetapi wujud hubungan kerja dan penyeliaan di mana Pegawai Yang Dinilai bertanggungjawab secara
                     langsung kepada Pegawai Penilai;

         7.2.3    tempoh penyeliaan hendaklah tidak kurang daripada 6 bulan dalam tahun yang dinilai.  Sekiranya di dalam
                     tahun yang dinilai, seseorang pegawai itu berkhidmat di dalam dua jabatan berlainan selam tempoh yang
                     sama iaitu selama 6 bulan di tiap-tiap Jabatan, maka Pegawai Penilai dari kedua-dua Jabatan adalah
                     dikehendaki menyediakan laporan bagi pegawai yang berkenaan;

         7.2.4    sekiranya tiada Pegawai Penilai yang layak menilai kerana tempoh penyeliaanya kurang dari 6 bulan dalam
                     tahun yang dinilai maka penilaian hendaklah dibuat oleh pegawai yang lebih tinggi yang terdekat dan
                     mempunyai hubungan kerja dengan Pegawai Yang Dinilai;

         7.2.5    sekiranya Pegawai Penilai telah bersara, meletak jawatan atau tidak dapat dikesan, maka laporan ke atas
                     Pegawai Yang Dinilai hendaklah disediakan terus oleh Pegawai Penilai Semula; dan

         7.2.6    tiada hubungan kekeluargaan terdekat sama ada melalui pertalian darah atau perkahwinan (suami, isteri,
                     anak, adik beradik, anak saudara, mertua, menantu, ipar, sepupu atau biras) di antara Pegawai Yang
                     Dinilai, Pegawai Penilai dan Pegawai Penilai Semula.

Contoh umum susunan Pegawai Yang Dinilai, Pegawai Penilai dan Pegawai Penilai Semula adalah seperti di Lampiran 'A'.

8.   PERANAN SERTA TUGAS PEGAWAI PENILAI DAN PEGAWAI PENILAI SEMULA

Kekuatan dan keberkesanaan SistemPenilaian Prestasi Perkhidmatan Awam terletak di atas peranan serta komitmen Pegawai Penilai dan Pegawai Penilai Semula bagi melaksanakan tanggungjawab mereka di dalam tugas-tugas berikut:

8.1    Pegawai Penilai, jika perlu bersama-sama Pegawai Penilai Semula, hendaklah menetap dan menentukan program, tindakan dan Sasaran Kerja Tahunan bagi Bahagian, Unit dan aktiviti di bawah mereka selaras dengan dasar, rancangan dan strategi Jabatan;

8.2.    Pegawai Penilai Semula hendaklah memastikan Pegawai Penilai berbincang dengan Pegawai Yang Dinilai dalam menetapkan sasaran kerja tahunan dengan menggunakan Borang SKT seperti di Lampiran 'B' dan 'B1'[Borang SKT 1 adalah bagi Pegawai Jawatan Utama Sektor Awam (JUSA), Pegawai Gred Khas dan Pengurusan dan Profesional, manakala Borang SKT 2 adalah bagi Pegawai Sokongan (I) dan Sokongan (II)];

8.3    Pegawai penilai dan Pegawai Penilai Semula hendaklah menetapkan ukuran piawaian bagi setiap aktiviti yang akan dijadikan asas pencapaian kerja setiap pegawai di bawah penyeliaan mereka.  Ukuran piawaian itu hendaklah dibuat semasa penetapan sasaran kerja tahunan.  Piawaian adalah merupakan norma-norma yang diwujudkan bagi setiap aktiviti kerja dalam sesebuah organisasi untuk mengukur tahap pencapaian prestasi perkhidmatan seseoarang pegawai yang boleh diterima oleh organisasi.  Norma-norma itu hendaklah bersifat realistik, spesifik dan boleh diukur dalam bentuk kuantiti, kualiti, masa dan kos.

8.4    Pegawai Penilai hendaklah menyelia kerja-kerja yang dijalankan oleh Pegawai Yang Dinilai melalui pengawasan dan bimbingan yang berterusan dan sistematik;

8.5    Pegawai Penilai dan, jika perlu, bersama Pegawai Penilai Semula hendaklah berbincang dengan Pegawai Yang Dinilai mengenai kemajuan kerja di pertengahan tahun dan pada akhir tahun, khasnya untuk mengenalpasti masalah-masalah pelaksanaan sasaran kerja tahunan jika perlu;

8.6    Pegawai Penilai dikehendaki membuat penilaian dan ulasan mengenai prestasi Pegawai Yang Dinilai setelah membincangkannya dengan Pegawai Yang Dinilai serta membuat perakuan yang sesuai dengan menggunakan Borang Laporan Penilaian Prestasi yang berkenaan. Borang Laporan Penilaian Prestasi yang telah diisi oleh Pegawai Penilai hendaklah dihantar kepada Pegawai Penilai Semula melalui Urusetia;

8.7    Pegawai Penilai Semula hendaklah membuat penilaian semula ke atas laporan yang disediakan oleh Pegawai Penilai dengan menyatakan sama ada ia bersetuju atau sebaliknya.  Sekiranya terdapat perbezaan penilaian yang ketara, Pegawai Penilai Semula hendaklah menyatakan alasan-alasan perbezaan itu; dan

8.8    Pegawai Penilai dan Pegawai Penilai Semula hendaklah menyediakan laporan-laporan di atas mengikut jadual yang ditetapkan supaya urusan penetapan pergerakan gaji oleh PPG dapat dilaksanakan.

9.   PROSES DAN JADUAL PENYEDIAAN

Adalah penting bagi Ketua Jabatan, Pegawai Penilai Semula, Pegawai Penilai, Pegawai Yang Dinilai dan Urusetia mengikut jadual penyediaan Laporan Penilaian Prestasi yang ditetapkan.  Aliran pusingan proses pengurusan penilaian prestasi dan pergerakan gaji adalah seperti di Lampiran 'C' dan carta aliran dan proses penilaian prestasi dan pergerakan gaji adalah seperti di Lampiran 'C1'.

10.   JENIS BORANG LAPORAN PENILAIAN PRESTASI

10.1    Penggubalan 5 jenis borang yang dihuraikan di bawah adalah berasaskan kepada pembahagian Kumpulan pegawai di bawah SSB serta perbezaan peranan dan tanggungjawab anggota-anggota dalam tiap-tiap kumpulan tersebut.  Perbezaan ini boleh dilihat dari segi skop kerja, peringkat tanggungjawab dan kompleksiti tugas yang memerlukan pengetahuan, kemahiran, bakat dan pengalaman serta kelulusan akademik yang berbeza.  Lima jenis borang penilaian prestasi tersebut adalah seperti jadual berikut :
 

Borang	Kumpulan Pegawai
JPA (Prestasi) 1/93	Pengurusan Tertinggi (JUSA)
JPA (Prestasi) 2/93	Pengurusan Tertinggi (Gred Khas)
JPA (Prestasi) 3/93	Pengurusan dan Profesional
JPA (Prestasi) 4/93	Sokongan (I)
JPA (Prestasi) 5/93	Sokongan (II)

Contohnya Borang JPA (Prestasi) 1/93 hingga JPA (Prestasi) 5/93 adalah seperti yang dikembarkan bersama Panduan ini.

10.2    Penggunaan borang berkenaan adalah seperti berikut :

           10.2.1    Borang JPA (Prestasi) 1/93 adalah untuk menilai prestasi semua anggota yang menyandang Gred
                         Jawatan Utama C dan ke atas, sama ada secara hakiki, memangku, pinjaman atau tukar sementara;

            10.2.2    Borang JPA (Prestasi) 2/93 adalah untuk menilai prestasi semua anggota yang menyandang Jawatan
                          Gred Khas C dan ke atas, sama ada secara hakiki, memangku, pinjaman atau pertukaran sementara;
                          dan

            10.2.3    Borang JPA (Prestasi) 3/93 adalah untuk menilai prestasi semua pegawai dalam kumpulan Pengurusan
                          dan Profesional di dalam Gred 3, 2 dan 1 sama ada secara hakiki, memangku, pinjaman atau
                          pertukaran sementara; dan

            10.2.4    Borang JPA (Prestasi) 4/93 adalah untuk menilai prestasi anggota dalam Kumpulan Sokongan (I) dan
                         Borang JPA (Prestasi) 5/93 adalah untuk menilai prestasi anggota dalam Kumpulan Sokongan (II).
                          Senarai pembahagian pegawai Kumpulan Sokongan yang menggunakan Borang JPA (Prestasi) 4/93
                          dan Borang JPA (Prestasi) 5/93 adalah seperti di Lampiran 'D'.

11.    KANDUNGAN BORANG DAN CARA PENYEDIAAN PENILAIAN PRESTASI

Pada keseluruhannya, Borang-borang JPA (Prestasi) 1/93 hingga Borang JPA (Prestasi) 5/93 mengandungi antara 18 hingga 20 bahagian.  Bahagian I hingga VIII adalah sama bagi kesemua borang.  Bahagian-bahagian lain mempunyai persamaan dan perbezaan dari segi kriteria dan maksud kriteria penilaian.  Huraian lanjut mengenai tiap-tiap bahagian adalah seperti berikut :

11.1    Butir-Butir Peribadi dan Perkhidmatan (Bahagian I)

        Bahagian Pentadbiran atau Perkhidmatan atau Urusetia PPG di Kementerian dan Jabatan yang mana berkenaan, hendaklah mengisi maklumat-maklumat yang diperlukan di Bahagian ini  berdasarkan Buku Rekod Perkhidmatan anggota.  Pada umumnya, butir-butir maklumat yang diperlukan adalah jelas kecuali beberapa butiran yang memerlukan penjelasan lanjut seperti:

        11.1.1    No. Kad Pengenalan

                      No. K.P. bermaksud Nombor Kad Pengenalan lama (7 angka) dan No. K.P.T. ialah Nombor Kad
                      Pengenalan baru (12 angka) ;

        11.1.2    Nama

                      Nama bermaksud nama sebagaimana yang tercatat di dalam kad pengenalan dan Buku Rekod
                       Perkhidmatan anggota.

         11.1.3    Hukuman Tatatertib

                       (i)    Kod dan Jenis Hukuman Tatatertib

                               Kod bagi jenis-jenis hukuman tatatertib adalah bermaksud kod yang disenaraikan mengikut
                               jenis-jenis hukuman seperti dalam jadual di bawah :
 
 

Kod	Jenis Hukuman Tatatertib	Tempoh Pegawai Tidak Layak Dinaikkan Pangkat
01	Amaran	6 bulan atau 1 urusan, yang         mana terdahulu
02	Denda	12 bulan atau 1 urusan, yang         mana terdahulu
03	Lucut Hak                      Emolumen	18 bulan atau 1 urusan, yang         mana terdahulu
04	Turun                      Gaji	36 bulan atau 1 urusan, yang        mana terkemudian
05	Turun                      Pangkat	48 bulan atau 2 urusan, yang        mana terkemudian

                              Hukuman yang perlu dicatatkan ialah semua jenis hukuman yang dikenakan oleh Lembaga
                              Tatatertib berkenaan dalam tahun penilaian.  Walau bagaimanapun, sekiranya hukuman tatatertib
                              dikenakan sebelum tahun penilaian tetapi pegawai berkenaan masih tidak layak dinaikkan pangkat,
                              ianya hendaklah juga dicatatkan.

                      (ii)    Tarikh Hukuman Tatatertib

                              Tarikh hukuman tatatertib bermaksud tarikh anggota dikenakan hukuman tatatertib dalam tahun
                              penilaian berasaskan tarikh surat pemberitahu keputusan oleh Lembaga Tatatertib berkenaan.

11.2    Kurniaan dan Penghargaan (Bahagian II)

            11.2.1   Kurniaan

                          Kurniaan bermaksud segala jenis bintang dan pingat yang pernah diterima oleh pegawai sejak
                          berkhidmat dengan kerajaan, sama ada dari Kerajaan Persekutuan, Negeri, kerajaan negara asing
                          atau pertubuhan dalam atau luar negeri; dan

            11.2.2   Penghargaan

                          Penghargaan pula bermaksud surat-surat atau sijil penghargaan yang diterima dari sesebuah
                          negara, Kerajaan, Jabatan, Institusi atau Pertubuhan dari dalam atau luar negeri dalam tempoh 3 tahun
                          terakhir.

(muka surat seterusnya)