(i) Berasaskan butir-butir pencapaian kerja sebenar
Pegawai Yang Dinilai, berbanding dengan sasaran
kerja tahunan
yang direkodkan dalam Borang SKT, Pegawai Penilai hendaklah membuat penilaian
pencapaian sebenar
itu dengan menggunakan kriteria-kriteria pengukuran dalam Bahagian IX (1)
Borang LaporanPenilaian
Prestasi.
(ii) Semasa membuat penilaian ini dan memberi markah
yang sesuai bagi tiap-tiap kriteria, Pegawai Penilai
hendaklah mengambilkira perkara-perkara penting yang telah dibincangkan
bersama dengan Pegawai
Yang Dinilai dalam menetapkan sasaran kerja tahunan terutamanya mengenai
sumber-sumber yang ada
dan keupayaan melaksanakan rancangan yang telah ditetapkan dan juga perkara-perkara
yang
dibincangkan semasa kajian dipertengahan tahun.
11.9.4 Ulasan Pencapaian Kerja Tahunan Sebenar Oleh Pegawai Penilai Di Bahagian IX (2)
Dalam membuat ulasan ini, Pegawai Penilai hendaklah sama ada mengesah atau
menafi ketepatan kenyataan
oleh Pegawai Yang Dinilai dalam Borang SKTnya serta memberi apa-apa penjelasan
yang perlu bagi tiap-tiap
kriteria yang dinilai. Jika Pegawai Penilai bersetuju dengan catatan yang
dibuat oleh Pegawai Yang Dinilai
dalam Borang
SKT, maka Pegawai Penilai hendaklah menyatakan persetujuannya dengan memberikan
asas
sokongannya itu. Disebaliknya jika Pegawai Penilai tidak atau kurang bersetuju
dengan catatan Pegawai Yang
Dinilai, Pegawai Penilai hendaklah memberi sebab-sebabnya.
11.10 Pengetahuan dan Kemahiran (Bahagian X)
"Pengetahuan" ialah ilmu yang diperlukan oleh seseorang bagi memahami sesuatu tugas, keadaan dan persekitarannya. "Kemahiran" pula bermaksud kebolehan, kepandaian, pengalaman dan kecekapan yang diperlukan untuk melaksanakan sesuatu tugas tertentu. Aspek pengetahuan dan kemahiran ini merupakan pra syarat kepada pelaksanaan tugas dan penghasilan kerja yang ditetapkan.
11.10.1 Penilaian ke atas aspek ini adalah dibuat berdasarkan kepada:
(i) pengetahuan dan kemahiran yang dimiliki;
(ii) kebijaksanaan menggunakan pengetahuan dan kemahiran dalam melaksanakan tugasnya; dan
(iii) kesediaan dan kemampuan dalam meningkatkan pengetahuan
dan kemahiran.
"Pengetahuan Dalam Bidang Kerja" ialah ilmu yang diperolehi secara formal
dan tidak formal serta
pengalaman yang diperolehi dalam bidang kerja untuk membolehkan seseorang
pegawai
melaksanakan tugas. Walau bagaimanapun, terdapat kelainan dari segi penggunaan
maksud
kriteria ini
mengikut kumpulan pegawai seperti dalam jadual berikut:
|
|
|
|
(JUSA) |
Pengetahuan dan kemahiran pegawai mengenai dasar, strategi, keutamaan kerajaan dan perkembangan semasa yang berkaitan dengan organisasi, perkhidmatan dan negara. |
|
(Gred Khas) |
Pengetahuan, kepakaran dan kemahiran pegawai dalam bidang profesion dan perkhidmatannya. |
|
(Pengurusan & Profesional) |
Pengetahuan dan kemahiran pegawai dalam bidang profesion, organisasi dan tugasnya. |
|
(Sokongan I) |
Pengetahuan dan kemahiran pegawai dalam bidang tugasnya. |
|
(Sokongan II) |
Pengetahuan dan kemahiran pegawai dalam bidang tugasnya. |
|
|
|
|
(JUSA) |
Kebolehan menggembleng sumber-sumber utama seperti tenaga manusia, peralatan, maklumat dan kewangan bagi mencapai objektif organisasinya dan matlamat kerajaan dengan mengambilkira persekitaran yang berubah-ubah. |
|
(Gred Khas) |
Kebolehan menggembleng sumber-sumber utama seperti tenaga manusia,
peralatan, maklumat dan kewangan bagi mencapai objektif organisasinya
dengan mengambilkira keadaan yang berubah-ubah. |
|
(Pengurusan & Profesional) |
Kebolehan mengatur, membahagi dan mengendalikan pelaksanaan tugasnya untuk mencapai objektif organisasi, bahagian atau unitnya. |
|
(Sokongan I) |
Kebolehan mangatur, membahagi dan mengendalikan tugas selaras dengan tanggungjawabnya. |
(b) kebolehan membuat keputusan dengan tegas
dan tepat selaras dengan matlamat organisasi
dan peraturan-peraturan yang ada; dan
(c) kebolehan membuat keputusan dengan tepat
dalam tempoh masa yang dikehendaki.
Kriteria ini terdapat dalam semua Borang, kecuali Borang
JPA (Prestasi) 5/93. Kelainan
maksud kriteria ini mengikut Borang-borang tertentu adalah seperti jadual
berikut:
|
|
|
|
(JUSA) |
Kebolehan membuat keputusan selaras dengan objektif organisasi, dasar dan matlamat Kerajaan dalam tempoh masa yang ditetapkan. |
|
(Gred Khas) |
Kebolehan membuat keputusan selaras dengan objektif organisasi, bidang profesion dan perkhimatannya dalam tempoh masa yang ditetapkan. |
|
(Pengurusan & Profesional) |
Kebolehan membuat keputusan selaras dengan objektif organisasi, bahagian atau unitnya dalam tempoh masa yang ditetapkan |
|
(Sokongan I) |
Kebolehan membuat keputusan selaras dengan keperluan tugas dan tanggungjawabnya dalam tempoh masa yang ditetapkan. |
(iv) Keberkesanan Komunikasi
"Keberkesanan Komunikasi" adalah kebolehan mewujudkan kefahaman serta menyampaikan
maksud, pendapat atau arahan secara lisan dan tulisan berkaitan dengan
bidang tugas. Kebolehan ini
merangkumi penguasaan bahasa melalui penulisan dan lisan dengan menggunakan
tatabahasa dan
persembahan yang baik. Kriteria ini terkandung dalam semua Borang walaupun
terdapat kelainan
dari segi
maksud yang dapat dilihat seperti berikut:
|
|
|
|
(JUSA) |
Kebolehan dan keberkesanan mewujudkan kefahaman mengenai dasar, matlamat dan strategi organisasinya bagi memupuk semangat kesungguhan dan dedikasi di segenap lapisan pegawai selaras dengan objektif organisasi dan matlamat negara. |
|
(Gred Khas) |
Kebolehan dan keberkesanan mewujudkan kefahaman mengenai dasar, matlamat dan strategi organisasinya bagi memupuk semangat kesungguhan dan dedikasi di segenap lapisan pegawai selaras dengan objektif organisasi dan perkhidmatannya. |
|
(Pengurusan & Profesional) |
Kebolehan menyampaikan maksud secara lisan dan tulisan dalam memberi arahan dan pendapat serta membantu mewujudkan kefahaman mengenai dasar, matlamat dan strategi organisasinya. |
|
(Sokongan I) |
Kebolehan menyampaikan maksud, pendapat dan arahan secara lisan dan tulisan. |
|
(Sokongan II) |
Kebolehan memahami dan menyampaikan sesuatu maksud berkaitan dengan tugasnya. |
(v) Kebolehan Menyelesai Masalah
"Kebolehan Menyelesai Masalah' bermaksud:
(a) kebolehan menyelesai
masalah dengan meneliti dan mengambilkira semua fakta dan pendapat
yang berkaitan secara logik dan praktis; dan
(b) kebolehan membuat keputusan sesuai dengan
matlamat tugas dan taraf jawatan anggota dalam
semua keadaan.
Kriteria ini terdapat di dalam semua Borang dengan kelainan dari segi maksud
seperti jadual berikut:
|
|
|
|
(JUSA) |
Kebolehan mengenalpasti masalah dan isu-isu yang rumit di peringkat organisasi dan negara serta mengemukakan pelbagai alternatif dan menyelesaikannya secara berkesan. |
|
(Gred Khas) |
Kebolehan mengenalpasti masalah dan isu-isu yang rumit dalam bidang profesion dan perkhidmatannya serta mengemukakan pelbagai alternatif dan menyelesaikannya secara berkesan berasaskan kepakaran dan bidang profesionnnya. |
|
(Pengurusan & Profesional) |
Kebolehan mengenalpasti masalah dan isu-isu yang rumit dalam bidang pengurusan atau profesionnya dan mengemukakan pelbagai alternatif serta menyelesaikannya secara berkesan. |
|
(Sokongan I) |
Kebolehan mengenalpasti dan menyelesaikan masalah berbentuk operasi. |
|
(Sokongan II) |
Kebolehan mengenalpasti dan menyelesaikan masalah harian. |
11. 11 Kualiti Peribadi (Bahagian XI)
11.11.1 "Kualiti Peribadi" bermaksud sifat-sifat
dan nilai-nilai diri seseorang pegawai yang menyumbang
kepada pencapaian prestasinya. "Kualiti Peribadi" merupakan asas atau pendorong
kepada
pelakuan-pelakuan positif di dalam pelaksanaan dan penghasilan kerja serta
boleh menjadi
benteng diri
daripada mlelakukan sesuatu yang bercanggah dengan peraturan-peraturan
dan
nilai-nilai yang ditetapkan
dalarn Perkhidmatan Awam.
11.11.2 Penilaian ke atas aspek "Kualiti Peribadi" ini boleh dibuat melalui:
(i) pengamatan terhadap Pegawai Yang Dinilai dalam
menerima dan melaksanakan tugasnya
serta semasa berhubung dengan semua pihak yang ada hubungkait dengan tugas
rasminya;
dan
(ii) maklumbalas yang diperolehi daripada mana-mana
pihak seperti pegawai atasan, rakan
sejawat, pegawai bawahan serta kumpulan pelanggan yang mempunyai hubungan
rasmi
dengan Pegawai Yang Dinilai.
(i) Integriti
"Integriti" bermaksud kejujuran dan amanah, tidak menyalahgunakan
kuasa dan kedudukan
serta berakhlak
mulia. Pengertian ini dipakai bagi semua Borang JPA (Prestasi) 1/93 hingga
JPA
(Prestasi) 5/93
kecuali bagi Borang JPA (Prestasi)
5/93 di mana elemen ini dimasukkan
di bawah kriteria "Kebolehpercayaan".
(ii) Komitmen
"Komitmen" bermaksud kesungguhan dan semangat yang tinggi dan azam
yang kuat bagi
melaksana tugas
tanpa memperhitungkan masa dan tenaga serta boleh diharap untuk
menyelesaikan masalah dan tugas-tugas
yang diberikan dengan jayanya. Pada amnya maksud
kriteria ini adalah sama bagi semua borang
kecuali Borang JPA (Prestasi) 5/93
di mana
unsur-unsur ini dimasukkan di bawah kriteria "Bertanggungjawab".
(iii) Ikram, Adil dan Saksama
"Ikram, Adil dan Saksama" bermaksud mempunyai sifat bertimbangrasa, adil
semasa
melaksanakan tugas,
mesra dalam memberikan layanan dan memahami serta sensitif terhadap
masalah yang dihadapi oleh
semua pihak dalam dan luar organisasi. Pada keseluruhannya
maksud kriteria ini adalah sama bagi semua
Borang, kecuali Borang JPA (Prestasi)
5/93 yang
menggunakan istilah "Perawakan Diri" yang meliputi
perangai, gaya berbicara dan bersopan.
(iv) Berdisiplin
"Berdisiplin" bererti kebolehan mengawal diri dari segi mental dan fizikal
supaya lebih
bertanggungjawab, tertib,
mematuhi undang- undang dan peraturan, kemas, menepati janji dan
sabar. Pada amnya maksud kriteria
ini adalah sama bagi semua Borang kecuali Borang JPA
(Prestasi) 5/93 di mana unsur disiplin dimasukkan
dalam kriteria "Disiplin Diri" yang bermaksud
"kepatuhan kepada undang-undang, peraturan-peraturan
dan arahan serta cara berpakaian dan
kebersihan".
(v) Kepimpinan
"Kepimpinan" bermaksud kebolehan menggerak dan memberi dorongan kepada
anggota ke arah
pencapaian objektif organisasi, mempunyai wawasan dan kualiti peribadi
murni yang boleh
diteladani serta berkebolehan
membuat keputusan dengan tegas, tepat dan teliti. Pada
keseluruhannya maksud kriteria ini adalah
sama bagi semua Borang, kecuali Borang
JPA(Prestasi) 5/93 di mana unsur
ini dimasukkan dalam kriteria
"Daya Pemikiran dan
Kepimpinan" di bawah
aspek "Potensi".
11.12.1 "Jalinan Hubungan dan Kerjasama" bermaksud kebolehan,
kebijaksanaan dan keberkesanan
pegawai dalam mewujudkan suasana hubungan dan kerjasama yang mesra dengan
lain-lain
pegawai di
dalam dan luar organisasi. Sifat-sifat, ini dapat membantu dan memudahkan
pegawai
mencapai objektif
organisasi dan matlamat negara. Penilaian ke atas kriteria ini boleh dibuat
berasaskan:
(i) kewujudan semangat kekitaan dan kerjasarna
yang harmoni di dalarn organisasi dengan
pegawai atasan, rakan sejawat dan pegawai bawahan;
(ii) kewujudan jalinan hubungan yang rapat di antara
pegawai dengan lain-lain pihak termasuk
kurnpulan pelanggan, organisasi dan pegawai agensi-agensi lain; dan
(iii) kebolehan atau keupayaan pegawai dalam menjalankan tugas-tugas perundingan.
11.12.2 Pada amnya maksud kriteria ini adalah sama
dari segi pemakaiannya bagi Borang JPA (Prestasi)
1/93 hingga JPA (Prestasi) 3/93. Bagi borang
JPA (Prestasi) 4/93 dan Borang JPA
(Prestasi) 5/93
pengertian kriteria ini adalah terhad kepada hubungan kerjasama antara
pegawai dengan pegawai-
pegawai dalam organisasinya serta orang awam.
11.13 Potensi (Bahagian XIII)
11.13.1 "Potensi" merupakan jangkaan kebolehan
dan keupayaan seseorang untuk menjalankan tugas dan
memikul tanggungjawab jawatan yang lebih tinggi berasaskan prestasi semasa.
Kriteria ini dapat
membantu dalam urusan-urusan personel seperti kenaikan pangkat, penempatan
dan latihan dengan
tujuan untuk mempastikan organisasi Perkhidmatan Awarn mempunyai kepimpinan
yang baik.
11.13.2 Borang
JPA (Prestasi) 1/93 hingga JPA
(Prestasi) 3/93 mengandungi 6 kriteria bagi aspek ini, iaitu
Wawasan, Perspektif Menyeluruh, Penganalisisan, Kesedaran Kepada
Kenyataan, Proaktif, Daya
Kreatif dan Inovasi, Kebolehan Menghadapi Cabaran serta Daya Pemikiran
dan Kepimpinan.
Borang JPA (Prestasi) 4/93 mengandungi Proaktif, Daya Kreatif dan
Inovatif dan Kebolehan
Menghadapi Cabaran Borang JPA (Prestasi)
5/93 pula mengandungi satu kriteria sahaja iaitu Daya
Pemikiran dan Kepimpinan.
(i) Wawasan
"Wawasan" bermaksud:
(a) keupayaan untuk menggambarkan keperluan
dan merangka arah haluan masa hadapan
organisasi sesuai dengan keperluan dan objektif organisasi;
(b) keupayaan untuk menjangka cabaran-cabaran
yang akan dihadapi oleh organisasi di
masa hadapan; dan
(c) keupayaan membayangkan pelbagai alternatif
serta strategi untuk tujuan merealisasikan
wawasan secara mudah dan realistik.
Pada keseluruhannya maksud kriteria ini adalah sama bagi Borang JPA (Prestasi)
1/93 hingga JPA
(Prestasi) 3/93 tetapi tidak terdapat di dalam Borang JPA
(Prestasi) 4/93 dan JPA (Prestasi)
5/93. Walau
bagaimanapun bagi Borang JPA (Prestasi) 1/93 hingga JPA (Prestasi) 3/93
terdapat
sedikit kelainan
maksud seperti yang dijelaskan dalam jadual berikut:
|
|
|
|
(JUSA) |
Mempunyai wawasan, pandangan
jauh
dan keupayaan untuk merangka arah haluan masa hadapan organisasi sesuai dengan keperluan dan matlamat negara. |
|
(Gred Khas) |
Berpandangan jauh dan keupayaan
untuk merangka arah haluan masa hadapan organisasi sesuai dengan keperluan dan matlamat perkhidmatan serta profesionnya. |
|
(Pengurusan & Profesional) |
Berpandangan jauh dan berkeupayaan
membantu untuk merangka arah haluan masa hadapan sesuai dengan keperluan organisasi di peringkat Jabatan, Bahagian atau Unit yang mana berkenaan. |
(ii) Perspektif Menyeluruh
(a) "Perspektif Menyeluruh" bermaksud kebolehan
melihat sesuatu masalah atau isu secara
menyeluruh dari perspektif yang lebih tinggi serta berupaya memberi perhatian
kepada
perkara-perkara penting mengikut keutamaan semasa mengambil sesuatu tindakan.
Kebolehan ini juga meliputi keupayaan pegawai melihat sesuatu isu dari
berbagai sudut
dan menyesuaikan sesuatu perkara dengan pantas mengikut perubahan dan kehendak
persekitaran semasa dan masa hadapan.
(b) Kriteria ini terdapat dalam Borang
JPA (Prestasi) 1/93 hingga Borang JPA (Prestasi)
3/93 dengan penjelasan maksud yang sama dan ianya tidak diperuntukkan
dalam
Borang JPA (Prestasi) 4/93dan
JPA
(Prestasi) 5/93.
(iii) Penganalisisan
(a) "Penganalisian"
bermaksud kebolehan dan keupayaan meneliti, mentafsir dan
mencerakin masalah,
fakta, situasi, kejadian dan arah aliran kepada bentuk yang mudah
dan realistik serta
mengemukakan cadangan tindakan yang sesuai dalam tempoh masa
yang ditetapkan;
dan
(b) Kriteria ini terdapat dalam Borang
JPA (Prestasi) 1/93 hingga JPA(Prestasi)
3/93 yang
mempunyai penjelasan maksud yang sama dan ia tidak diperuntukkan dalam
Borang
JPA (Prestasi) 4/93
dan JPA (Prestasi) 5/93.
(iv) Kesedaran Kepada Kenyataan
(a) "Kesedaran Kepada Kenyataan" bermaksud
kebolehan melihat dan mentafsir maklumat
yang ada dengan tepat dan berkebolehan merangka arah haluan dan bertindak
secara
realistik berdasarkan hakikat sebenar (seperti keadaan semasa, kos, kepakaran,
suasana sosial,
politik dan ekonomi) dalam menyelesaikan sesuatu masalah atau isu
mengikut peringkat
dan tanggungjawab pegawai; dan
(b) Kriteria ini terdapat dalam Borang
JPA (Prestasi) 1/93 hingga JPA(Prestasi)
3/93
sahaja yang
mempunyai penjelasan maksud yang sama dan tidak diperuntukkan dalam
BorangJPA (Prestasi) 4/93dan
JPA
(Prestasi) 5/93.
(v) Proaktif, Daya Kreatif dan Inovasi
(a) "Proaktif, Daya Kreatif dan Inovasi"
bermaksud kebolehan menjangka kemungkinan,
mencipta serta mengeluarkan ide-ide baru dan membuat pembaharuan bagi
mempertingkatkan kualiti dan produktiviti organisasi; dan
(b) Kriteria ini terdapat dalam Borang
JPA (Prestasi) 1/93 hingga JPA
(Prestasi)
4/93 dan
tidak diperuntukkan di dalam Borang
JPA (Prestasi) 5/93. Maksud kriteria ini adalah
sama dalam borang-borang berkenaan kecuali dari segi liputan dan pemakaiannya
seperti
dalam jadual berikut:
|
|
|
|
(JUSA)
|
Kebolehan
menjangka, mengambil
langkah awalan, melahirakan ide baru serta pembaharuan yang sesuai dan berguna bagi pencapaian objektif organisasi selaras dengan matlamat negara. |
|
|
Kebolehan
menjangka, mengambil
langkah awalan, melahirkan ide baru serta pembaharuan yang sesuai dan berguna bagi pencapaian objektif organisasi dan profesionnya. |
|
(Pengurusan & Profesional)
|
Kebolehan
menjangka, mengambil
langkah awalan, melahirkan idea baru serta pembaharuan yang sesuai dan berguna bagi pencapaian objektif organisasi di peringkat Jabatan, Bahagian atau Unit. |
|
(Sokongan I)
|
Kebolehan
menjangka dan mengambil
langkah awalan yang sesuai bagi men- jayakan sesuatu tugasan, kebolehan melahirkan idea baru serta pembaha- ruan di peringkat Bahagian atau Unit. |
(vi) Kebolehan Menghadapi Cabaran
(a)
"Kebolehan Menghadapi Cabaran" bermaksud kemampuan menghadapi dan mengatasi
berbagai masalah, rintangan, dugaan dan cabaran dalaman dan luaran organisasi
dengan gigih
dan tabah serta sanggup menghadapi risiko dalam menjalankan tugasnya; dan
(b) Kriteria ini terdapat dalam Borang
JPA (Prestasi) 1/93 hingga JPA
(Prestasi) 4/93 dan tidak
diperuntukkan dalam Borang JPA (Prestasi)
5/93. Maksud kriteria ini adalah sama dalam
borang-borang berkenaan kecuali dari segi liputan pemakaiannya seperti
yang dijelaskan dalam
jadual berikut :
|
|
|
|
(JUSA)
|
Kemampuan menghadapi dan meng-
atasi cabaran dalaman dan luaran organisasi dan negara dalam per- sekitaran yang berubah. |
|
(Gred Khas)
|
Kemampuan menghadapi dan meng-
atasi cabaran dalaman dan luaran organisasi dan negara dalam per- sekitaran yang berubah. |
|
(Pengurusan & Profesional) |
Kemampuan menghadapi dan meng-
atasi cabaran dalaman dan luaran organisasi dan negara dalam per- sekitaran yang berubah. |
|
(Sokongan I) |
Kemampuan menghadapi dan meng-
atasi cabaran berkaitan dengan tugasnya. |
(vii) Daya Pemikiran dan Kepimpinan
(a) "Daya Pemikiran" bermaksud kebolehan untuk
melahirkan ide-ide yang bernas dari bebagai
sudut bagi meningkatkan prestasi kerja. "Daya Kepimpinan" pula bermaksud
kebolehan
mengetuai tugasan dan menunjukkan teladan yang baik dalam melaksanakan
tugas-tugas
harian; dan
(b) Kriteria ini hanya terdapat dalam
Borang
JPA (Prestasi) 4/93 dan
Borang
JPA (Prestasi) 5/93
yang mempunyai penjelasan dan maksud yang sama.
11.14 Jumlah Markah Keseluruhan (Bahagian XIV)
Dalam mencatatkan markah keseluruhan ini, Pegawai Penilai dan Pegawai Penilai Semula hendaklah menjumlahkan kesemua markah daripada Bahagian VIII hingga XIII. Jumlah markah keseluruhan ini akan membantu Pegawai Penilai dan Pegawai Semula membuat syor pergerakan gaji, kenaikan pangkat, kursus dan penganugerahan khidmat cemerlang, bintang dan pingat serta pemberian penghargaan.
11.15
Perakuan Pergerakan Gaji (Bahagian XV Borang JPA (Prestasi)
3/93 hingga JPA (Prestasi) 5/93)
Dalam mengesyorkan pergerakan gaji Pegawai Yang Dinilai, Pegawai Penilai
dan Pegawai Penilai Semula hendaklah berdasarkan markah keseluruhan yang
diperolehi oleh Pegawai Yang Dinilai. Pegawai Penilai dan Pegawai Penilai
Semula hendaklah menandakan ( / ) dalam petak yang sesuai berdasarkan kepada
jadual jenis pergerakan gaji dan peratusan markah seperti yang ditetapkan
dalam jadual seperti berikut:
|
Gaji |
|
| Melintang | 90 hingga 100 |
| Menegak | 80 hingga 89.9 |
| Mendatar | 50 hingga 79.9 |
| Statik | 49.9 & kurang |
11.16
Kesesuaian Kenaikan Pangkat dan Penganugerahan Khidmat
Cemerlang, Bintang dan Pingat serta Pemberian Penghargaan
(Bahagian XV Borang JPA (Prestasi)
1/93 A 2/93)
(Bahagian XVI Borang JPA (Prestasi)3/93,
4/93
A 5/93)
11.16.1 Kesesuaian Kenaikan Pangkat
Pegawai Penilai dan Pegawai Penilai Semula dikehendaki menilai kesesuaian
kenaikan pangkat
Pegawai Yang Dinilai berasaskan 3 peringkat perakuan iaitu:
(i) berkebolehan dan berkeupayaan sangat tinggi
serta sesuai dinaikkan pangkat secara
keutamaan. Kenaikan pangkat secara keutamaan bermaksud seseorang pegawai
layak
diperakukan kenaikan pangkat secara istimewa iaitu di luar keadaan biasa
dan dalam
tempoh yang
lebih singkat daripada pegawai lain di mana prestasi keseluruhannya tidak
rendah daripada
tahap cemerlang;
(ii) berkebolehan dan berkeupayaan serta sesuai
dinaikkan pangkat dalam keadaan biasa.
Kenaikan pangkat dalam keadaan biasa bermaksud seseorang pegawai layak
diperakukan
kenaikan pangkat dalam tempoh biasa berdasarkan kepada tahap prestasi keseluruhannya
yang baik; dan
(iii) kurang berkebolehan dan berkeupayaan serta belum
sesuai dinaikkan pangkat. Belum
sesuai dinaikkan
pangkat bermaksud seseorang pegawai belum mencapai tahap prestasi
yang melayakkan
beliau diperakukan untuk kenaikan pangkat.
11.16.2 Penganugerahan Bintang dan Pingat Serta Pemberian Penghargaan
(i) Pegawai Penilai boleh mengesyorkan di ruang
yang disediakan, jenis penganugerahan
bintang dan
pingat serta pernberian penghargaan yang sesuai dengan tahap prestasi dan
gred
jawatan pegawai
sama ada dari Kerajaan Persekutuan, Negeri atau Pertubuhan.
(ii) Dalam Borang
JPA (Prestasi) 3/93 hingga JPA
(Prestasi) 5/93, Pegawai Penilai boleh
mengesyorkan satu lagi jenis penghargaan iaitu Anugerah Khidmat Cemerlang
berasaskan
kepada kecemerlangan prestasi Pegawai Yang Dinilai.
(iii) Pegawai Penilai Semula hendaklah membuat ulasan jika
perlu terhadap syor Pegawai Penilai
mengenai kesesuaian kenaikan pangkat dan penganugerahan bintang dan pingat
serta
pemberian penghargaan.
11.17
Rancangan Kemajuan Kerjaya
(Bahagian XVI Borang JPA (Prestasi)
1/93 & 2/93)
(Bahagian XVII Borang JPA (Prestasi)
3/93, 4/93 & 5/93)
11.17.1 Bagi pegawai yang sesuai dengan bidang
kerja dan penempatan sekarang, Pegawai Penilai
hendaklah mencadangkan jenis-jenis latihan atau kursus yang boleh mempertingkatkan
lagi prestasi
Pegawai Yang Dinilai seperti kursus lanjutan sama ada jangka pendek atau
panjang yang berkaitan
dengan kerjanya. Di samping itu Pegawai Penilai boleh juga mencadangkan
pemerkayaan kerja
(job enrichment),
perluasan kerja (job enlargement), putaran kerja (job rotation) dan
pengubahsuaian rekabentuk kerja (job redesign) kepada Pegawai Yang Dinilai
di mana sesuai; dan
11.17.2 Sekiranya Pegawai Yang Dinilai didapati kurang
sesuai dengan penempatan dan bidang kerjanya,
Pegawai Penilai hendaklah mengenalpasti sebab-sebabnya dan mencadangkan
supaya Pegawai
Yang Dinilai diberi latihan atau kursus asas dalam bidang-bidang berkaitan
dengan kerja termasuk
kursus pembinaan dan pembangunan sikap yang positif terhadap kerja, jika
perlu. Pegawai Penilai
hendaklah juga mengesyorkan penempatan dan bidang kerja yang sesuai dengan
Pegawai Yang
Dinilai atau secara pengubahsuaian kerja seperti yang tersebut di atas
mengikut pengalaman,
kemahiran dan minat Pegawai Yang Dinilai.
11.18
Ulasan Keseluruhan dan Tanggung jawab Memberitahu Prestasi
Pegawai
(Bahagian XVII Borang JPA (Prestasi)
1/93 & 2/93)
(Bahagian XVIII Borang JPA (Prestasi)
3/93, 4/93 & 5/93)
11.18.1 Pegawai Penilai hendaklah membuat ulasan
pencapaian prestasi kerja keseluruhan Pegawai Yang
Dinilai berdasarkan kepada sasaran kerja tahunan yang ditetapkan. Di samping
itu Pegawai Penilai
juga bolehlah mencatatkan apa-apa ulasan yang tidak diliputi di dalam Laporan
Penilaian Prestasi
pegawai seperti kualiti-kualiti istimewa Pegawai Yang Dinilai atau sebaliknya
yang ada kaitan
dengan kemajuan
kerjanya dan perancangan tenaga manusia dalam organisasi; dan
11.18.2 Pegawai Penilai hendaklah memberitahu Pegawai
Yang Dinilai mengenai prestasi keseluruhannya
serta kekuatan dan kekurangannya melalui perbincangan. Pegawai Penilai
hendaklah mencatatkan
perkara-perkara utama yang telah dibincangkan dengan Pegawai Yang Dinilai
seperti penghasilan
kerja, kualiti peribadi, jalinan hubungan dan kerjasama. Pegawai Penilai
hendaklah juga
mencatatkan reaksi
Pegawai Yang Dinilai sama ada positif atau negatif setelah diberitahu mengenai
pencapaian prestasi
keseluruhannya secara am, kekuatan dan kekurangannya serta
tindakan-tindakan susulan untuk
meningkatkan prestasi. pegawai.
11.19
Ulasan Keseluruhan oleh Pegawai Penilai Semula
(Bahagian XVIII Borang JPA (Prestasi)
1/93 & JPA (Prestasi)2/93)
(Bahagian XIX Borang JPA (Prestasi)
3/93,JPA (Prestasi) 4/93
&
JPA (Prestasi) 5/93)
Pegawai Penilai Semula hendaklah membuat ulasan keseluruhan sama ada bersetuju atau sebaliknya di atas penilaian yang telah dibuat oleh Pegawai Penilai dan juga pandangannya terhadap prestasi keseluruhan dan perakuan pergerakan gaji Pegawai Yang Dinilai. Pegawai Penilai Semula juga boleh mencatatkan perkara-perkara lain yang ada hubungan dengan prestasi dan kualiti peribadi Pegawai Yang Dinilai yang tidak diliputi oleh Laporan Penilaian Prestasi yang dibuat oleh Pegawai Penilai.
11.20
Catatan/Ulasan oleh Pengerusi Panel Penyelarasan Penilaian
Prestasi dan Pergerakan Gaji (jika perlu)
(Bahagian XX Borang JPA (Prestasi)
3/93,JPA (Prestasi) 4/93
&
JPA (Prestasi) 5/93)
Panel Penyelarasan Penilaian Prestasi dan Pergerakan Gaji (PPG) yang ditubuhkan di setiap peringkat organisasi seperti yang dihuraikan diperenggan 14 hendaklah meneliti sernua laporan penilaian prestasi anggota di bawah tanggungjawabnya serta mengenalpasti laporan-laporan yang diragui dari segi objektiviti dan keadilan penyediaannya, jika ada. Pengerusi PPG, jika mendapati ada laporan yang perlu dikaji semula hendaklah mendapatkan penjelasan dan keterangan daripada Pegawai Yang Dinilai, Pegawai Penilai dan Pegawai Penilai Semula. Berdasarkan keterangan yang diperolehi, Pengerusi PPG hendaklah, jika perlu membuat penilaian semula kepada mana-mana kriteria penilaian dengan mencatatkan markah di sebelah tepi bertentangan dengan markah Pegawai Penilai Semula serta menurunkan tandatangan ringkas bagi setiap markah yang diberi. Pengerusi PPG hendaklah mengira semula jumlah markah selepas perubahan dibuat. Pengerusi PPG juga hendaklah membuat syor jenis pergerakan gaji yang layak dipertimbangkan di Bahagian XV Borang JPA (Prestasi) 3/93 hingga JPA (Prestasi) 5/93 bagi Pegawai Yang Dinilai berasaskan jumlah markah yang telah diselaraskan. Pengerusi PPG hendaklah memberi alasan-alasan perubahan secara ringkas di Bahagian XX.
Sernua borang Laporan Penilaian Prestasi menggunakan skel penilaian 1 hingga 10 yang dibahagikan kepada 5 tahap (lihat Lampiran 'F-'F4') kecuali Bahagian Kegiatan dan Sumbangan yang menggunakan 3 tahap sahaja.
13. PEMAKAIAN BORANG LAPORAN PENILAIAN PRESTASI
Borang Laporan Penilaian Prestasi JPA (Prestasi) 1/93 hingga JPA (Prestasi) 5/93 hendaklah digunakan oleh semua pegawai termasuk pegawai yang tidak memilih opsyen memasuki SSB. Bagi pegawai yang tidak memilih SSB, peraturan berikut hendaklah diikuti:
13.1 pegawai Kumpulan A hendaklah menggunakan Borang JPA (Prestasi) 3/93;
13.2 pegawai Kumpulan B dan C hendaklah menggunakan Borang JPA (Prestasi) 4/93;
13.3 pegawai Kumpulan D hendaklah menggunakan Borang JPA (Prestasi) 5/93; dan
13.4 bahagian Perakuan Pergerakan Gaji tidak perlu diisi.
14.
PANEL PENYELARASAN PENILAIAN PRESTASI DAN PERGERAKAN
GAJI (PPG)
14.1. Penubuhan PPG
14.1.1 Bagi menjamin keberkesanan pelaksanaan sistern
penilaian prestasi Perkhidmatan Awam dan selaras
dengan keputusan Kerajaan melaksanakan kaedah pergerakan gaji di bawah
SSB, satu panel PPG
hendaklah ditubuhkan di peringkat organisasi.
14.1.2 "Organisasi" bagi tujuan penubuhan PPG adalah
bermaksud "Jabatan" di mana seseorang pegawai itu
ditempatkan dan mempunyai ciri-ciri berikut:
(i) organisasi tersebut menjalankan bidang fungsi yang tertentu;
(ii) ia diketuai oleh seorang Ketua jabatan; dan
(iii) organisasi di peringkat negeri dan daerah
yang mempunyai tidak kurang daripada 50 orang
pegawai.
14.1.3 Bagi organisasi yang mempunyai kurang daripada
50 orang pegawai, PPG yang akan menimbangkan
pergerakan gaji hendaklah PPG yang ditubuhkan di peringkat yang lebih tinggi.
Contohnya, sesebuah
Jabatan Persekutuan di peringkat daerah yang mempunyai pegawai kurang daripada
50 orang,
baginya ialah di peringkat negeri. Sekiranya di peringkat negeri anggotanya
juga kurang daripada 50
orang, PPG baginya ialah di peringkat lbu Pejabat Persekutuan.
14.1.4 Pada prinsipnya, Pegawai dan Ahli PPG hendaklah,lebih
tinggi grednya daripada anggota-anggota
yang dipertimbangkan.
14.1.5 Sebagai contoh, organisasi yang boleh dianggap
sebagai "Jabatan" bagi maksud penetapan kuota
pergerakan gaji ialah:
(i) Kementerian
Organisasi yang dimaksudkan bagi lbu Pejabat Kementerian adalah merangkumi
semua
bahagian di
bawahnya yang mana Ketua Jabatan ialah Ketua Setiausaha Kementerian
berkenaan.
(ii) Jabatan
Organisasi yang dimaksudkan bagi Ibu Pejabat Jabatan di bawah sesuatu Kementerian
adalah
jabatan yang diketuai oleh Ketua Pengarah atau Ketua Perkhidmatan.
(iii) Jabatan Persekutuan Peringkat Negeri
Organisasi yang dimaksudkan di peringkat negeri adalah terdiri daripada
semua bahagian atau
unit di bawah sesuatu jabatan di peringkat tersebut.
(iv) Jabatan Persekutuan Peringkat Daerah
Organisasi yang dimaksudkan di peringkat daerah adalah terdiri daripada
semua bahagian atau
unit di bawah sesuatu jabatan di peringkat tersebut.
14.2 Fungsi dan Kuasa PPG
14.2.1 PPG yang ditubuhkan hendaklah menjalankan fungsi serta diberi kuasa berikut:
(i) menyelaras Laporan Penilaian Prestasi sekiranya
terdapat keraguan dan kesangsian
mengenai laporan seseorang pegawai yang pada pendapatnya mempunyai asas
yang kukuh
untuk berbuat
demikian. Dalam melaksanakan fungsi ini, PPG boleh mendapatkan keterangan
lanjut
daripada PYD, PP dan PPS yang berkenaan. PPG adalah diberi kuasa untuk
meneliti,
menimbang dan meminda Laporan Penilaian Prestasi mana-mana pegawai di bawah
bidang
kuasanya.
(ii) menimbang dan memutuskan pergerakan gaji secara
melintang, menegak, mendatar atau statik
berdasarkan peratusan kuota bilangan pegawai yang ditetapkan dan tahap
pencapaian prestasi
seperti di bawah:.
|
(%) |
Gaji |
|
|
|
Melintang | 90 hingga 100 |
|
|
Menegak | 80 hingga 89.9 |
|
|
Mendatar | 50 hingga 79.9 |
|
|
Statik | 49.9 & kurang |
(iii) Dalam menetapkan bilangan anggota yang layak
mendapat jenis pergerakan gaji berdasarkan
kuota di atas, PPG hendaklah mematuhi perkara berikut:
(a) tidak boleh menaikkan anggota yang tidak
mencapai markah prestasi minima yang
ditetapkan ke jenis pergerakan gaji yang lebih tinggi, walaupun kuota tersebut
tidak
dipenuhi. Sebagai contoh, bilangan pegawai mengikut kuota bagi pergerakan
gaji secara
melintang ialah 10 orang dan pegawai yang mendapat prestasi 90% ke atas
cuma 5 orang.
Dalam kes ini PPG tidak boleh bertindak memenuhi kuota tersebut dengan
mengambil
pegawai yang prestasinya kurang daripada 90%.
(b) hendaklah menurunkan bilangan anggota yang
layak mendapat jenis pergerakan gaji
secara melintang
ke pergerakan gaji secara menegak atau daripada pergerakan secara
menegak kemendatar
sekiranya bilangan tersebut melebihi daripada kuota yang telah
ditetapkan. Sebagai
contoh, bilangan pegawai mengikut kuota bagi pergerakan gaji secara
melintang ialah
10 orang dan pegawai yang layak adalah seramai 15 orang. Dalam kes ini
PPG hendaklah
memutuskan supaya lebihan 5 orang itu dimasukkan dalam kumpulan yang
mendapat jenis pergerakan gaji menegak.
(c) Boleh menambah kuota bilangan pegawai
yang berjaya mendapat pergerakan gaji secara
mendatar. Sebagai contoh, bilangan pegawai mengikut kuota bagi pergerakan
gaji secara
mendatar adalah seramai 450 orang dan pegawai yang mendapat markah 50%
dan ke
atas adalah
seramai 470 orang maka PPG hendaklah memutuskan supaya kesemua 470
orang itu
mendapat pergerakan gaji secara mendatar.
(d) mengekal bilangan pegawai yang mendapat
markah prestasi 49.9% dan ke bawah dalam
pergerakan gaji secara statik walaupun melebihi kuota 5% yang ditetapkan.
Sebagai
contoh, bilangan pegawai mengikut kuota bagi pergerakan gaji secara statik
ialah 25
orang dan
pegawai yang mendapat markah prestasi 49% dan ke bawah adalah seramai
30 orang.
Dalam kes ini PPG hendaklah memustuskan suapya kesemua 30 orang
pegawai tersebut
diletakkan di bawah pergerakan gaji secara statik.
Contoh pelaksanaan pergerakan gaji bagi kes-kes seperti yang dinyatakan
di atas adalah seperti
di Lampiran 'H'.
14.3 Keanggotaan PPG
14.3.1 PPG bagi sesebuah organisasi hendaklah dianggotai
oleh 2 orang iaitu Ketua Jabatan sebagai
Pengerusi dan seorang ahli dengan
syarat gred hakiki mereka mestilah lebih tinggi daripada
gred
hakiki pegawaiyang
dipertimbangkan; dan
14.3.2 Jika tiada ahli di organisasi yang memenuhi
syarat di atas maka
Ketua Setiausaha hendaklah melantik
Ahli PPG dari organisasi yang lebih tinggi peringkatnya daripada organisasi
yang bekenaan.
Contoh Keahlian PPG mengikut peringkat organisasi dan pegawai yang
dipertimbangkan adalah seperti di
Lampiran 'I'.
14.4 Kaedah Pelaksanaan
Tindakan-tindakan yang perlu diikuti dalam pelaksanaan pergerakan gaji dalam sesebuah organisasi adalah seperti berikut:
14.4.1 Penilaian prestasi pegawai akan dibuat berasaskan
Laporan Penilaian
Prestasi bagi 3 tahun terakhir.
Cara pengiraan prestasi adalah mengikut wajaran (weightage) yang berbeza
bagi setiap laporan
tersebut, iaitu, tahun semasa (45%), sebelum tahun semasa (35%) dan tahun
sebelumnya (20%).
Bagi pegawai
yang tidak mempunyai Laporan Penilaian Prestasi disebabkan oleh keadaan
tertentu,
kaedah perkiraan
adalah berdasarkan wajaran seperti dalam jadual berikut:
|
Penilaian Prestasi |
Ketiga (Semasa) (1992) |
Kedua (Sebelum tahun semasa) (1991) |
Pertama (Tahun sebelum- nya) (1990) |
| Laporan 3 tahun lengkap |
|
|
|
| Laporan tahun pertama
tiada |
|
|
|
| Laporan tahun kedua
tiada |
|
|
|
| Laporan tahun ketiga
tiada |
|
|
|
| Laporan tahun kedua
dan ketiga tiada |
|
|
|
| Laporan tahun pertama
dan ketiga tiada |
|
|
|
| Laporan tahun pertama
dan kedua tiada |
|
|
|
14.4.2 PPG akan menimbang dan memutuskan bilangan
pegawai yang memperolehi
pergerakan gaji secara
melintang,
menegak, mendatar atau statik berasaskan kuota seperti di perenggan 14.2.1
(ii).
14.5 Urusetia PPG
Bahagian Perkhidmatan/Pentadbiran (bahagian yang mengendalikan hal-hal perkhidmatan) sesebuah organisasi adalah menjadi Urusetia PPG bagi membantu PPG dalam melaksanakan fungsi-fungsi di atas. Urusetia PPG juga dipertanggungjawab bagi mengendalikan tugas-tugas berkaitan dengan Laporan Penilaian Prestasi dan Pergerakan Gaji seperti berikut:
14.5.1 melengkapkan maklumat di muka hadapan borang sebelum dikemukakan kepada Pegawai Yang Dinilai;
14.5.2 menentukan Borang Laporan Penilaian Prestasi
dibekalkan dengan secukupnya bagi semua pegawai dan
disediakan pada masa yang ditetapkan;
14.5.3 memastikan semua maklumat dan penilaian
dilengkapkan oleh Pegawai Yang Dinilai, Pegawai Penilai
dan Pegawai
Penilai Semula;
14.5.4 mengesan pegawai-pegawai yang ticlak mempunyai
Laporan Penilaian Prestasi yang lengkap bagi tiga
tahun berturut-turut;
14.5.5 Mengisi jadual Pemarkahan Laporan Penilaian Prestasi seperti di Lampiran 'J' hingga 'J4';
14.5.6 mengumpulkan semua Laporan Penilaian Prestasi
yang telah disediakan mengikut kaedah perkiraan
markah setiap seperti contoh di Lampiran 'K'
hingga K4;
14.5.7 Menyusun senarai pegawai-pegawai mengikut pencapaian prestasi;
14.5.8 membuat penganalisisan mengenai prestasi
keseluruhan pegawai yang terlibat dan menyediakan kertas
perakuan pergerakan gaji pegawai mengikut kuota yang ditetapkan;
14.5.9 mengatur mesyuarat PPG ;
14.5.10 menyarnpaikan keputusan pergerakan gaji kepada
pihak yang menyediakan dan membuat pembayaran
gaji; dan
14.5.11 mengemukakan semua Laporan Penilaian Prestasi
kepada pihak berkuasa yang menyimpan seperti yang
dinyatakan di perenggan 14.6.
14.6 Urusan Penyimpanan Borang Penilaian Prestasi
Satu sistem
penyimpanan Borang-borang Laporan Penilaian Prestasi yang teratur hendaklah
diwujudkan di agensi-agensi supaya maklumat-maklurnat penting seseorang
pegawai yang terkandung di dalamnya dapat digunakan bagi beberapa fungsi
personel yang lain seperti kenaikan pangkat, penempatan, latihan dan kaunseling
yang diuruskan oleh Ketua jabatan/ Ketua Perkhidmatan masing-masing. Agensi
yang bertanggungjawab menyimpan
Borang Laporan Penilaian Prestasi Tahunan mengikut Kumpulan pegawai adalah
seperti berikut:
|
|
|
| (a) Semua pegawai dalam Kumpulan
Pengurusan Tertinggi (JUSA dan Gred Khas) |
Jabatan Perkhidmatan Awam |
| (b) Semua pegawai Perkhidmatan Gunasama:
Di bawah kawalan
Ketua
Di bawah kawalan
|
Jabatan Perkhidmatan Awam Jabatan Akauntan Negara
|
| (c) Semua pegawai dalam
Perkhidmatan Bukan Gunasama : Jika bertugas di Kementerian Jika bertugas di Jabatan
|
Kementerian berkenaan Ibu Pejabat Jabatan berkenaan
|
| (d) Pegawai yang dipinjamkan,
ditukar sementara atau ditempatkan di jawatan kader |
Jabatan asal pegawai |
Buku Panduan ini hendaklah dijadikan satu sumber rujukan yang dapat membantu penyediaan Laporan Penilaian Prestasi dilakukan secara adil dan objektif. Dalam hubungan ini peranan, tanggungjawab dan komitmen daripada Pegawai Yang Dinilai, Pegawai Penilai, Pegawai Pernilai Semula dan Ketua Jabatan adalah sangat penting. Laporan Penilaian Prestasi yang disediakan secara teratur, teliti dan objektif akan menjadi satu daripada maklumbalas utama kepada pihak pengurusan dalam melaksanakan fungsi personel yang cekap dan berkesan di organisasi masing-masing. Ketua Jabatan adalah bertanggungjawab memastikan Panduan ini diikuti dengan sepenuhnya dalam melaksanakan penyediaan Laporan Penilaian, Prestasi anggota Perkhidmatan Awam. Sekiranya terdapat sebarang pertanyaan, Kementerian dan jabatan hendaklah menghubungi Bahagian Perkhidmatan, Jabatan Perkhidmatan Awam untuk mendapatkan penjelasan.
Bahagian Perkhidmatan,
Jabatan Perkhidmatan
Awarn,
Malaysia.
11 Disember
1992
Tamat