Siri No.2369

PEKELILING PERKHIDMATAN BIL. 7 TAHUN 1996  

PENGUBAHSUAIAN SISTEM BARU PENILAIAN PRESTASI PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

1 . Tujuan Pekeliling ini ialah untuk memaklumkan beberapa pengubahsuaian terhadap Sistem Baru Penilaian Prestasi (SBPP) anggota Perkhidmatan Awam Malaysia dan panduan pelaksanaannya.
 

LATAR BELAKANG

2. SBPP telah dikuatkuasa pemakaiannya mulai 1.1.93 melalui Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 1992. Untuk memastikan ianya lebih kemas dan mantap, Kerajaan telah mengkaji semula sistem tersebut dan memutuskan untuk mengadakan beberapa pengubahsuaian.
 

BORANG PENILAIAN PRESTASI YANG DIUBAHSUAI

3. Borang penilaian prestasi yang telah diubahsuai dan borang-borang yang baru adalah seperti berikut:-
 

(i) Borang JPA (Prestasi) 1/96 untuk anggota Kumpulan

    Pengurusan Tertinggi, iaitu mereka yang menyandang

    Jawatan Utama Sektor Awam (JUSA) dan Gred Khas;

(ii) Borang JPA (Prestasi) 2/96 untuk anggota Kumpulan

     Pengurusan dan Profesional;

(iii) Borang JPA (Prestasi) 3/96 untuk anggota Kumpulan

     Sokongan (1); dan

(iv) Borang JPA (Prestasi) 4/96 untuk anggota Kumpulan

     Sokongan (11).
 

PENGUBAHSUAIAN DARI ASPEK PELAKSANAAN

5. Aspek pelaksanaan utama yang telah diubahsuai adalah seperti berikut:
 

(i) Jadual Penyediaan Penilaian Prestasi

    Setiap Pegawai Penilai Pertama perlu menyediakan penilaian

    prestasi anggota di bawah penyeliaan mereka dalarn bulan

    Januari tahun berikutnya. Tujuannya ialah supaya dalam

    keadaan biasa, penilaian prestasi seseorang anggota itu dapat

    disediakan bagi tempoh genap 12 bulan.

(ii) Panel Penyelarasan Penilaian Prestasi

    dan Pergerakan Gaji (PPG)

    Ketua Jabatan boleh menggunakan budi bicaranya untuk

    menubuhkan PPG di peringkat yang lebih rendah di agensi

    mereka seperti bahagian, cawangan, unit dan sebagainya, jika

    difikirkan perlu, dengan syarat organisasi berkenaan mempunyai

    anggota tidak kurang daripada 50 orang. Selain dari itu ketua

              jabatan juga boleh menambah ahli sesebuah PPG di bawah

    berkenaan melaksanakan tugasnya dengan lebih berkesan.

PANDUAN TAMBAHAN

6. Panduan tambahan mengenai sistem ini adalah seperti berikut:

                    (i) Pergerakan Gaji Anggota Yang Mengambil Cuti Sakit
                        Bergaji Penuh Melebihi 6 Bulan
 

    Mana-mana anggota yang mengambil cuti sakit bergaji penuh

    melebihi 6 bulan dalam sesuatu tahun kalendar boleh

    dipertimbangkan pergerakan gaji setakat peringkat mendatar

    sahaja dengan syarat markah laporan penilaian prestasi mereka

    yang terakhir berada di tahap yang memuaskan.

(ii) Pergerakan Gaji Anggota Yang Ditahan Kerja

    Pegawai yang ditahan kerja melebihi 180 hari akan

    ditangguhkan pergerakan gajinya sehingga kes tatatertibnya

    selesai. Sekiranya beliau bersalah dan dikenakan hukuman

    tatatertib, beliau tidak layak diberi pergerakan gaji, tetapi jika

    tidak bersalah dan tidak dikenakan hukuman tatatertib beliau

    layak mendapat pergerakan gaji berdasarkan prestasinya

    sebelum ditahan kerja tetapi setakat mendatar sahaja.

7. Panduan pelaksanaan sistem penilaian prestasi yang baru
merangkumi semua pengubahsuaian di atas adalah dilampirkan bersama
sama Pekeliling ini.

BEKALAN BORANG-BORANG BARU

8. Ketua Jabatan hendaklah menghubungi Percetakan Nasional Malaysia
Berhad untuk mendapatkan borang-borang baru mengikut keperluan agensi
masing-masing.

TARIKH KUATKUASA

9. Pemakaian Pekeliling ini berkuatkuasa mulai 1.1.1996.

PEMAKAIAN

10. Tertakluk kepada penerimaannya oleh pihak berkuasa masing-masing,
peruntukan Pekeliling Perkhidmatan ini dipanjangkan kepada semua
Perkhidmatan Negeri, Pihak Berkuasa Berkanun dan Pihak Berkuasa
Tempatan.

PEMBATALAN

11. Dengan berkuatkuasanya Pekeliling ini, Pekeliling Perkhidmatan Bil.
4 Tahun 1992 dan Panduan Pelaksanaannya adalah dibatalkan.
 
 
 

(DATO' PADUKA  DR. MAZLAN BIN AHMAD)
Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam Malaysia

Tarikh:  11 Oktober 1996

Semua Ketua Setiausaha Kementerian
Semua Ketua Jabatan Persekutuan
Semua Y.B. Setiausaha Kerajaan Negeri
Semua Pihak Berkuasa Berkanun
Semua Pihak Berkuasa Tempatan
 
 

Salinan asal

    - Ciri Penting Sistern Penilaian Prestasi                                                                                            3
    - Penilaian Yang Adil dan Objektif                                                                                                  4

   6.PERANAN KETUA JABATAN DALAM PELAKSANAAN                                                    5
      PENILAIAN PRESTASI
   7.PENENTUAN PPP DAN PPK                                                                                                  6
   8.PERANAN SERTA TUGAS PPP DAN PPK                                                                             7
   9.PROSES DAN JADUAL PENYEDIAAN                                                                                  9
10. JENIS BORANG LAPORAN PENILAIAN PRESTASI                                                            9
11. KANDUNGAN BORANG DAN CARA PENYEDIAAN                                                         10
      PENILAIAN PRESTASI

    -     Butir-butir Peribadi dan Perkhidmatan                                                                                     10
    -     Darjah Kebesaran dan Penghargaan                                                                                        12
    -     Kemahiran Bahasa                                                                                                                  12
    -     Latihan                                                                                                                                    13
    -     Kekerapan Perbincangan                                                                                                         13
    -     Kesesuaian Penempatan                                                                                                          14
    -     Penetapan SKT, Kajian Semula Pertengahan Tahun dan Pencapaian Sebenar                          14
    -     Kegiatan dan Sumbangan                                                                                                        18
    -     Penghasilan Kerja                                                                                                                    21
    -     Pengetahuan dan Kemahiran                                                                                                    25
    -     Kualiti Peribadi                                                                                                                        30
    -     Jalinan Hubungan dan Kerjasama                                                                                             33
    -     Jumlah Markah Keseluruhan                                                                                                    34
    -     Perakuan Pergerakan Gaji                                                                                                       34
    -     Kesesuaian Kenaikan Pangkat, Penganugerahan                                                                      34
           Darjah Kebesaran dan Pemberian Penghargaan
    -     Rancangan Kemajuan Kerjaya                                                                                                35
    -     Ulasan Keseluruhan dan Tanggungjawab                                                                                 36
           Memberitahu Prestasi Anggota
    -     Ulasan Keseluruhan Oleh PPK                                                                                                36
    -     Catitan/Ulasan oleh Pengerusi PPG (Jika perlu)                                                                        36

12. SKEL PENILAIAN                                                                                                                    37

13. PEMAKAIAN BORANG LAPORAN PENILAIAN PRESTASI                                              37

14. PPG                                                                                                                                            37

-   Penubuhan PPG                                                                                                                            37
-   Keanggotaan PPG                                                                                                                        38
-   Fungsi dan Kuasa PPG                                                                                                                 38
-   Kaedah Pelaksanaan                                                                                                                     40
-   Urusetia PPG                                                                                                                                41
-   Urusan Penyimpanan Borang                                                                                                         42

15. PENUTUP                                                                                                                                  43

1. LAMPIRAN 'A'     -     CONTOH SUSUNAN PYD, PPP                                                         44
                                         DAN PPK MENGIKUT STRUKTUR
                                         ORGANISASI KEMENTERIAN/
                                         JABATAN

2. LAMPIRAN 'B'     -     ALIRAN PUSINGAN PROSES                                                            47
                                         PENGURUSAN PENILAIAN
                                         PRESTASI DAN PERGERAKAN
                                         GAJI

3. LAMPIRAN 'Bl'     -    CARTA ALIRAN PROSES                                                                    48
                                         PENILAIAN PRESTASI DAN
                                         PERGERAKAN GAJI

4. LAMPIRAN 'C'     -     PEMBAHAGIAN ANGGOTA                                                              52
                                         KUMPULAN SOKONGAN YANG
                                         MENGGUNAKAN BORANG 
                                         JPA (PRESTASI) 3/96 DAN 
                                         JPA (PRESTASI) 4/96

5. LAMPIRAN 'D'     -     CONTOH SASARAN KERJA                                                             54
                                         TAHUNAN (BORANG SKT 1)
                                         
6. LAMPIRAN 'D1'     -    CONTOH SASARAN KERJA                                                            58
                                          TAHUNAN (BORANG SKT 1)
 
7. LAMPIRAN 'D2'     -    CONTOH SASARAN KERJA                                                            63
                                          TAHUNAN (BORANG SKT 2)
                                          
8. LAMPIRAN 'D3'    -    CONTOH SASARAN KERJA                                                             66
                                         TAHUNAN (BORANG SKT 2)
                                         
9. LAMPIRAN 'E'     -     SIFIR PENGIRAAN MARKAH                                                           69
                                        PENILAIAN PRESTASI

10. LAMPIRAN 'F'     -   SKEL ASPEK PENGHASILAN                                                           83
                                        KERJA

11. LAMPIRAN 'Fl'    -   SKEL ASPEK PENGETAHUAN                                                          84
                                        DAN KEMAHIRAN

12. LAMPIRAN 'F2'    -     SKEL ASPEK KUALITI PERIBADI                                                 85

13. LAMPIRAN' F3'    -     SKEL ASPEK HUBUNGAN DAN                                                   86
                                            KERJASAMA

14. LAMPIRAN 'G'    -      CONTOH KEAHLIAN PPG                                                              87

15. LAMPIRAN 'H'    -      CONTOH PELAKSANAAN                                                             88
                                           PERGERAKAN GAJI

16. LAMPIRAN 'I'    -       JADUAL PEMARKAHAN LAPORAN                                              89
                                           PENILAIAN PRESTASI BAGI
                                           BORANG JPA (PRESTASI) 1/96
                                          (UNTUK KEGUNAAN PPG)

17. LAMPIRAN 'I1'    -    JADUAL PEMARKAHAN LAPORAN                                               90
                                         PENILAIAN PRESTASI BAGI
                                         BORANG JPA (PRESTASI) 2/96
                                         (UNTUK KEGUNAAN PPG)

18. LAMPIRAN 'I2'   -   JADUAL PEMARKAHAN LAPORAN                                                 91
                                        PENILAIAN PRESTASI BAGI
                                        BORANG JPA (PRESTASI) 3/96
                                        (UNTUK KEGUNAAN PPG)

19. LAMPIRAN 'I3'  -   JADUAL PEMARKAHAN LAPORAN                                                  92
                                      PENILAIAN PRESTASI BAGI
                                      BORANG JPA (PRESTASI) 4/96
                                      (UNTUK KEGUNAAN PPG)

20. LAMPIRAN 'J'   -    CONTOH KAEDAH PENGIRAAN                                                       93
                                       MARKAH LAPORAN PENILAIAN
                                       PRESTASI BAGI BORANG 
                                       JPA (PRESTASI) 1/96

21. LAMPIRAN 'Jl'    -   CONTOH KAEDAH PENGIRAAN                                                      96
                                       MARKAH LAPORAN PENILAIAN
                                       PRESTASI BAGI BORANG 
                                       JPA (PRESTASI) 2/96

22. LAMPIRAN 'J2'    -  CONTOH KAEDAH PENGIRAAN                                                      99
                                        MARKAH LAPORAN PENILAIAN
                                        PRESTASI BAGI BORANG 
                                        JPA (PRESTASI) 3/96

23. LAMPIRAN 'J3'    -  CONTOH KAEDAH PENGIRAAN                                                     102
                                        MARKAH LAPORAN PENILAIAN
                                        PRESTASI BAGI BORANG 
                                        JPA (PRESTASI) 4/96
 

LAMPIRAN KEPADA PEKELILING

PERKHIDMATAN BIL. 7/96

PANDUAN PELAKSANAAN SISTEM PENILAIAN

PRESTASI PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

1 . Sesebuah organisasi diwujudkan untuk mencapai objektif tertentu. Pencapaian objektif tersebut sebahagian besarnya bergantung kepada sejauh mana sumber tenaga manusia digemblengkan dengan berkesan. Penggemblengan sumber tenaga manusia secara efektif memerlukan proses perancangan yang rapi, komunikasi berkesan dan penilaian prestasi personel yang adil. Penilaian prestasi personel dalam Perkhidmatan Awam adalah satu proses berterusan yang melibatkan penetapan objektif, penilaian perlakuan serta pencapaian kerja anggota secara individu dan kumpulan dalam tempoh masa tertentu untuk mempertingkatkan kualiti dan produktiviti sesebuah jabatan.

TUJUAN

2. Panduan ini bertujuan untuk memberi penjelasan kepada Pegawai Yang Dinilai (PYD), Pegawai Penilai Pertama (PPP), Pegawai Penilai Kedua (PPK), Panel Penyelarasan Penilaian Prestasi dan Pergerakan Gaji (PPG) dan urusetianya berhubung dengan prinsip, penyediaan dan pengendalian laporan penilaian prestasi, sesuai dengan kehendak Sistern Saraan Baru (SSB).

3. Panduan ini hendaklah diikuti dengan sepenuhnya oleh PYD, PPP, PPK PPG dan urusetianya serta ketua jabatan supaya dapat menghasilkan penilaian yang adil dan objektif. Hasil penilaian ini akan membolehkan pihak pengurusan
mengambil tindakan dan keputusan yang tepat berkaitan dengan pengurusan dan kemajuan kerjaya PYD iaitu:
 

(i) memberi kaunseling dengan tujuan memperbaiki dan mempertingkatkan prestasi dan motivasi anggota;
 

(ii) menentukan kesesuaian dan kelayakan untuk kenaikan pangkat dan pemangkuan;

(iii) menentukan kesesuaian dan kelayakan untuk penempatan secara pinjaman dan pertukaran sementara;

(iv) menentukan kelayakan atau kesesuaian untuk penganugerahan khidmat cemerlang, pingat dan bintang kebesaran serta pemberian surat penghargaan;

(v) mengenalpasti dan merancang keperluan latihan;

(vi) menentukan penempatan dan bidang kerjaya sesuai dengan potensi, kebolehan, keistimewaan serta kemajuan anggota; dan

(vii) menentukan pergerakan gaji sama ada secara melintang, menegak, mendatar atau statik.

PRINSIP ASAS DAN TUJUAN UTAMA SISTEM PENILAIAN

4. Sistem penilaian yang baik perlu berasaskan kepada prinsip yang sesuai
dengan kehendak pencapaian matlamat organisasi. Sistem Penilaian Prestasi
Perkhidmatan Awam telah digubal berasaskan kepada beberapa prinsip penilaian
yang dinyatakan dalam SSB. Di antara prinsip utama tersebut ialah:
 

(i) kadar upahan dan pemberian insentif hendaklah berasaskan prestasi anggota;

(ii) penilaian hendaklah dilaksanakan secara objektif dan adil;

(iii) prestasi hendaklah diasaskan kepada penghasilan kerja yang disumbangkan ke arah pencapaian  objektif organisasi yang ditetapkan; dan

(iv) penggalakan persaingan positif sesama anggota untuk meningkatkan kualiti dan produktiviti.

(i) mewujudkan kaedah pengukuran prestasi kerja yang sistematik, meyakinkan dan menyeluruh;

(ii) mewujudkan sistem yang sesuai dan relevan bagi mengukur prestasi kerja anggota dalam pelbagai

lapisan, kumpulan dan klasifikasi perkhidmatan di bawah SSB;

(iii) mempelbagaikan kegunaan penilaian prestasi untuk pelbagai fungsi pengurusan personel seperti kenaikan pangkat, penempatan, latihan dan pergerakan gaji; dan

(iv) meningkatkan penglibatan ketuajabatan dan semua peringkat anggota penyelia dalam tugas berkaitan dengan penilaian prestasi anggotanya dari aspek perancangan kerja, penyeliaan, motivasi, kaunseling dan kemajuan kerjaya.

6. Ketua jabatan bertanggungjawab melaksanakan dasar yang telah ditetapkan oleh Kerajaan melalui rancangan jangka panjang dan pendek seperti Rangka Rancangan Jangka Panjang Kedua (RRJP2) dan Rancangan Lima Tahun. Pelaksanaan dasar dan program ini memerlukan perancangan rapi dan bersepadu oleh setiap kementerian dan jabatan bagi merealisasikannya dalam bentuk projek dan aktiviti tahunan jabatan. Dalarn usaha ini, ketua jabatan perlu menggembleng segala sumber yang ada dalarn organisasinya secara optimum dari segi kos, kuantiti, kualiti dan masa. Keberkesanan ketua jabatan menunaikan tanggungjawab ini bergantung kepada kebolehannya mengurus sumber manusia di bawah pimpinannya.

7. Selaras dengan peranan dan tanggungjawab ini serta tujuan Sistem Penilaian Prestasi, ketua jabatan hendaklah :
 

(i) menentukan arah haluan, matlamat dan sasaran kerja organisasinya selaras dengan dasar dan rancangan Kerajaan;

(ii) mewujudkan sistem kerja dan komunikasi yang berkesan bagi pencapaian sasaran kerja yang ditetapkan;

(iii) mendapatkan komitmen daripaida segenap lapisan anggota organisasinya melalui gaya pengurusan berbentuk penyertaan (participative style of management); dan

(iv) memberi penekanan terhadap kemajuan kerjaya anggota dalam organisasinya.

Ciri Penting Sistem Penilaian Prestasi

8. Penggubalan sistem penilaian prestasi ini mengambilkira perubahan dan perkembangan dalam Perkhidmatan Awarn serta keperluan memperbaiki lagi sistem penilaian yang sedia ada supaya penilaian yang dibuat lebih objektif dan
menyeluruh. Aspek penting dan beberapa elemen baru di bawah sistern ini antaranya ialah:
 

(i) penetapan sasaran kerja tahunan (SKT), kajian semula di pertengahan tahun dan proses penilaian

(i) pengiktirafan bagi kegiatan dan sumbangan di luar tugas rasmi;

(iii) klasifikasi dan tambahan kriteria penilaian serta wajaran yang lebih terperinci dan komprehensif;

(iv) borang penilaian yang mengintegrasikan pelbagai fungsi pengurusan personel;

(v) pemakaian borang penilaian prestasi mengikut gred dan kurnpulan anggota Perkhidmatan Awarn;

(vi) peringkat anggota yang membuat penilaian telah dikurangkan daripada tiga kepada dua
 peringkat sahaja sesuai dengan pengurangan lapisan gred di bawah struktur jawatan SSB; dan

(vii) penubuhan PPG bagi menentukan penilaian dibuat dengan adil dan objektif.
 
 

9. Hasil penilaian prestasi seseorang anggota akan mencorakkan kemajuan
kerjayanya. Dengan yang demikian, adalah menjadi tanggungjawab PPP
menentukan supaya laporan dan penilaian disediakan secara objektif dan
saksama. Berikut ialah beberapa panduan yang boleh digunakan untuk
menghasilkan penilaian prestasi yang adil dan objektif:
 

(i) penilaian hendaklah dibuat secara berterusan dan berdasarkan kepada pencapaian kerja sebenar sepanjang tahun;

(ii) penilaian hendaklah dibuat secara bebas tanpa dipengaruhi oleh prestasi tahun-tahun sebelumnya;

(iii) penilaian hendaklah dibuat dengan keyakinan bahawa PYD merupakan aset terpenting yang perlu dan boleh dimajukan dari semasa ke sernasa;

(iv) penilaian tidak dibuat secara tergesa-gesa atau dilakukan di saat akhir;

(v) penilaian tidak dipengaruhi oleh faktor yang boleh dianggap sebagai pilih kasih;

(vi) penilaian tidak bersifat terlalu murah hati (lenient) atau sebaliknya;

(vii) jangan mengambil jalan mudah dengan tidak memberi penilaian yang tepat tetapi memberimarkah dalam lingkungan pertengahan sahaja; dan

(viii) tidak memberi perhatian yang lebih kepada perkara yang baru berlaku, sama ada bersifat positif atau negatif, yang boleh mempengaruhi penilaian keseluruhan seseorang anggota.

10. Ketua jabatan bertanggungjawab memastikan penilaian prestasi dilaksanakan secara adil, saksama dan objektif supaya ganjaran yang diberi setimpal dengan prestasi anggota. Di samping itu, menerusi penilaian prestasi, ketua jabatan dapat mengenalpasti anggota yang memerlukan bimbingan dan latihan untuk memperbaiki dan mempertingkatkan prestasi mereka. Bagi mencapai maksud di atas, ketua jabatan hendaklah mengambil tindakan seperti berikut:
 

(i) merangka rancangan kerja tahunan jabatan bersama dengan ketua bahagian dan unit;

(ii) menetapkan sasaran dan rancangan kerja secara bersama dengan ketua bahagian untuk dilaksanakan oleh tiap-tiap bahagian selaras dengan strategi yang telah dipersetujui;

(iii) menetapkan ukuran piawaian (standard) bagi setiap aktiviti utama jabatan yang akan dijadikan asas pencapaian kerja bagi sernua bahagian dan unit.Piawaian yang ditetapkan hendaklah munasabah serta boleh dicapai dan diukur;

(iv) memastikan kerja yang dijalankan oleh ketua bahagian dan ketua unit mengikut jadual yang ditetapkan bagi keseluruhan jabatan dengan mengadakan sistern penyelarasan, pengawalan dan kajian semula yang sesuai;

(v) menentukan supaya anggota yang bertanggungjawab sebagai PPP dan PPK di jabatan

masing-masing menyediakan laporan penilaian prestasi anggota di bawah penyeliaan mereka

mengikut peraturan dan jadual yang ditetapkan dalam Panduan ini;

(vi) mengarahkan PPP dan PPK yang akan bertukar ke jabatan lain, bersara atau meletak jawatan,

menyediakan laporan penilaian prestasi bagi anggota di bawah penyeliaan mereka jika tempoh penyeliaan mereka itu tidak kurang daripada 6 bulan; dan

(vii) memastikan penilaian prestasi anggota yang dilantik pada penghujung tahun (selepas 1 Julai) disediakan apabila tempoh sebenar perkhidmatan mereka genap enam bulan.

11. Di bawah Sistem Penilaian Prestasi ini, hanya dua peringkat anggota yang
terlibat dalam membuat penilaian prestasi seseorang PYD, iaitu PPP dan PPK.
Secara khusus takrif PPP dan PPK adalah seperti berikut:
 

(i) PPP ialah anggota atasan atau penyelia yang terdekat kepada PYD dan mempunyai hubungan keria secara langsung serta mengawasi kerjanya; dan

(ii) PPK ialah anggota atasan yang terdekat kepada PPP dan mempunyai hubungan kerja dengan PYD. Jika hanya terdapat satu peringkat penyeliaan, maka penilaian bolehlah dibuat oleh PPP sahaja.
 

(i) hendaklah wujud hubungan kerja dan penyeliaan di mana PYD bertanggungjawab secara langsung kepada PPP;

(ii) gred hakiki PPP hendaklah lebih tinggi daripada gred hakiki PYD. Syarat ini boleh dikecualikan jika PPP dan PYD berada di gred hakiki yang sama tetapi wujud hubungan kerja dan penyeliaan dimana PYD bertanggungjawab secara langsung kepada PPP;

(iii) tempoh penyeliaan hendaklah tidak kurang daripada 6 bulan dalam sesuatu tahun penilaian. Sekiranya seseorang PYD itu berkhidmat di dua jabatan yang berlainan dalam tempoh yang sama panjangnya, maka kedua-dua PPP yang terbabit dikehendaki menyediakan laporan prestasi PYD yang berkenaan;

(iv) sekiranya tiada PPP yang layak menilai kerana tempoh penyeliaannya kurang dari 6 bulan dalam tahun yang dinilai, maka penilaian hendaklah dibuat oleh anggota yang lebih tinggi yang terdekat dan mempunyai hubungan kerja dengan PYD;

(v) bagi PYD yang diselia oleh lebih daripada seorang PPP dalam tempoh yang berbeza-beza panjangnya dan tidak ada anggota kanan yang lain yang layak membuat penilaian, maka PPP yang paling lama tempoh penyeliaannya bolehlah membuat penilaian tersebut;

(vi) sekiranya PPP telah bersara, meletak jawatan atau tidak dapat dikesan, maka laporan prestasi PYD hendaklah disediakan terus oleh PPK; dan

(vii) tiada hubungan kekeluargaan terdekat sama ada melalui pertalian darah atau perkahwinan (suami, isteri, anak, adik-beradik, anak saudara, mertua, menantu, ipar, sepupu atau biras) di antara PYD, PPP dan PPK.

Contoh umum susunan PYD, PPP dan PPK seperti di LAMPIRAN 'A'.

13.    Kekuatan dan keberkesanan Sistem Penilaian Prestasi Perkhidmatan Awam
terletak di atas peranan serta komitmen PPP dan PPK bagi melaksanakan
tanggungjawab mereka di dalam tugas berikut:
 

(i) PPP, jika perlu bersama-sama PPK, hendaklah menetap dan menentukan program tindakan dan rancangan kerja bagi bahagian, unit dan aktiviti di bawah mereka selaras dengan dasar, rancangan dan strategi jabatan;

(ii) PPK hendaklah memastikan PPP berbincang dengan PYD semasa menetapkan SKT dengan menggunakan Borang SKT seperti contoh yang dilampirkan. Borang SKT 1 bagi Anggota Kumpulan Pengurusan Tertinggi [Jawatan Utama Sektor Awam (JUSA) dan Gred Khas] dan Kumpulan Pengurusan dan Profesional, manakala Borang SKT 2 bagi Anggota Sokongan (1) dan Sokongan (11);

(iii)     PPP dan PPK hendaklah menetapkan piawaian bagi setiap aktiviti yang akan dijadikan asas pencapaian kerja setiap anggota di bawah penyeliaan mereka. Ukuran piawaian itu hendaklah dibuat semasa penetapan SKT. Piawaian merupakan norma yang diwujudkan bagi setiap aktiviti kerja dalam sesebuah organisasi untuk mengukur tahap pencapaian prestasi seseorang anggota yang boleh diterima oleh organisasi. Norma itu hendaklah bersifat realistik, spesifik dan boleh diukur dalam bentuk kuantiti, kualiti, masa dan kos;

(iv)     PPP hendaklah menyelia kerja yang dijalankan oleh PYD melalui pengawasan dan bimbingan yang berterusan dan sistematik;

(v)      PPP hendaklah berbincang (jika perlu, bersama PPK) dengan PYD mengenai kemajuan kerja di pertengahan tahun dan pada akhir tahun untuk mengenalpasti masalah pelaksanaan dan mengambil tindakan untuk mengatasinya serta
membuat pengubahsuaian strategi pelaksanaan SKT, jika perlu. Namun demikian bagi anggota yang menggunakan Borang SKT 2, kajian pertengahan tahun tidak diwajibkan;

(vi)     PPP bertanggungjawab memastikan semua PYD di bawah penyeliaannya melengkapkan Bhg. I hingga Bhg. VIII (perenggan I) dalam borang penilaian prestasi masing-masing serta menandatanganinya;

(vii)     PPP dikehendaki membuat penilaian dan ulasan mengenai prestasi PYD setelah membincangkannya
dengan PYD serta membuat perakuan yang sesuai dengan menggunakan borang laporan penilaian
prestasi yang berkenaan. Borang laporan penilaian prestasi yang telah cifisi oleh PPP hendaklah
dihantar kepada PPK melalui urusetia;

(viii)     PPK juga dikehendaki membuat penilaian prestasi PYD selepas PPP membuat penilaiannya. Sekiranya
terdapat perbezaan penilaian yang ketara, khususnya yang menyebabkan markah keseluruhan (purata) jatuh ke tahap yang tidak memuaskan, PPK hendaklah menyatakan alasan perbezaan itu dan memaklumkannya kepada PYD; dan

(ix) PPP dan PPK hendaklah menyediakan laporan di atas mengikut jadual yang ditetapkan supaya urusan penetapan pergerakan gaji oleh PPG tidak tergendala.
 
 

14. Adalah penting bagi ketua jabatan, PPK, PPP, PYD dan urusetia mematuhi jadual penyediaan laporan penilaian prestasi yang ditetapkan. Aliran pusingan proses pengurusan penilaian prestasi dan pergerakan gaji adalah seperti di LAMPIRAN 'B' dan carta alirannya seperti di LAMPIRAN 'B1'.
 

JENIS BORANG LAPORAN PENILAIAN PRESTASI

15. Penggubalan empat jenis borang yang dihuraikan di bawah adalah berasaskan kepada pembahagian kumpulan anggota di bawah SSB serta perbezaan peranan dan tanggungjawab anggota dalam tiap-tiap kumpulan tersebut. Perbezaan ini boleh dilihat dari segi skop kerja, peringkat tanggungjawab dan kompleksiti tugas yang memerlukan pengetahuan, kemahiran, bakat dan pengalaman serta kelulusan akademik yang berbeza. Empat jenis borang penilaian prestasi tersebut adalah seperti berikut:
 
                Borang                                                     Kumpulan Anggota
 

JPA (Prestasi) 1/96                                        Pengurusan Tertinggi (JUSA dan Gred Khas)

JPA (Prestasi) 2/96                                        Pengurusan dan Profesional

JPA (Prestasi) 3/96                                        Sokongan (I)

JPA (Prestasi) 4/96                                        Sokongan (II)

Contoh Borang JPA (Prestasi) 1/96 hingga 4/96 ada dikembarkan bersama Panduan ini.

16. Penggunaan borang berkenaan adalah seperti berikut:
 

(i)    borang JPA (Prestasi) 1/96 untuk menilai prestasi semua anggota yang menyandang jawatan Kumpulan Pengurusan Tertinggi (JUSA dan Gred Khas) sama ada secara hakiki, memangku, pinjaman atau tukar sementara;

(ii)     borang JPA (Prestasi) 2/96 untuk menilai prestasi semua anggota dalarn Kumpulan Pengurusan dan Profesional di dalam Gred 1, 2 dan 3 sama ada secara hakiki, memangku, pinjaman atau pertukaran sementara; dan
 

(iii) borang JPA (Prestasi) 3/96 untuk menilai prestasi anggota dalam Kumpulan Sokongan (1) dan Borang JPA (Prestasi) 4/96 untuk anggota dalam Kumpulan Sokongan (11). Senarai pembahagian anggota Kumpulan Sokongan yang menggunakan Borang JPA (Prestasi) 3/96 dan 4/96 seperti di LAMPIRAN 'C'.

17.     Pada keseluruhannya, Borang JPA (Prestasi) 1/96 hingga 4/96 mengandungi antara 17 hingga 19 Bahagian. Kandungan Bahagian I hingga VIII hampir sama bagi kesemua borang. Bahagian lain mempunyai persamaan dan perbezaan dari segi kriteria dan maksud kriteria penilaian. Huraian lanjut mengenai tiap-tiap Bahagian adalah seperti berikut:
 

Bahagian I - Butir-butir Peribadi dan Perkhidmatan

17.1     PYD hendaklah mengisi sendiri maklumat yang diperlukan di Bahagian ini berdasarkan Buku Rekod Perkhidmatan mereka. Pada umumnya, maklumat yang diperlukan adalah jelas kecuali beberapa butiran yang memerlukan penjelasan lanjut seperti:

(i)     No. Kad Pengenalan

"No. K.P." bermaksud Nombor Kad Pengenalan Lama (7 angka) dan "No. K.P.T." ialah Nombor Kad Pengenalan Bermutu Tinggi/Kad Pengenalan Baru (12 angka).

(ii)     Nama

"Nama" bermaksud nama sebagaimana yang tercatat di dalam kad pengenalan dan Buku Rekod Perkhidmatan anggota.

(iii)     Kelulusan (Akademik/Profesional)

Nyatakan kelulusan yang telah diperolehi sebelum anggota dilantik ke perkhidmatan sekarang.

 
(iv)     Telah/Belum Disahkan* [Tidak Termasuk Borang JPA (Prestasi) 1/96]

Nyatakan sama ada telah disahkan dalam perkhidmatan ataupun sebaliknya. Jika anggota telah berada di gred kenaikan pangkat secara  hakiki, ruangan ini tidak perlu diisi.

 (v)     Hukuman Tatatertib

(a)     Jenis Hukuman Tatatertib

Jenis hukuman tatatertib (selain daripada buang kerja) dan tempoh anggota tidak layak ditimbangkan memangku atau naik pangkat adalah seperti di bawah:

 

Jenis Hukuman Tatatertib	Tempoh Anggota Tidak Layak Memangku atau Dinaikkan Pangkat
Amaran	6 bulan atau 1 urusan, yang mana terdahulu
Denda	12 bulan atau 1 urusan, yang mana terdahulu
Lucuthak Emolumen	18 bulan atau 1 urusan,  yang mana terdahulu
Tangguh Pergerakan Gaji	30 bulan atau 1 urusan,  yang mana terkemudian
Turun Gaji	36 bulan atau 1 urusan,yang mana terkemudian
Turun Pangkat	48 bulan atau 2 urusan,yang mana terkemudian

 

Hukuman yang perlu dicatitkan ialah semua jenis hukuman (kecuali buang kerja) yang dikenakan oleh Lembaga Tatatertib berkenaan dalam tahun penilaian. Walau bagaimanapun, sekiranya hukuman tatatertib dikenakan sebelum tahun penilaian tetapi tempoh larangan untuk memangku atau dinaikkan pangkat masih berkuat kuasa, maka ianya hendaklah juga dicatitkan.

(b)     Tarikh Hukuman Tatatertib

Tarikh hukuman tatatertib bermaksud tarikh anggota dikenakan hukuman tatatertib berasaskan tarikh surat pemberitahuan keputusan oleh Lembaga Tatatertib berkenaan.

Bahagian II - Darjah Kebesaran dan Penghargaan

17.2     Terdapat dua jenis penghargaan:

(i)      Darjah Kebesaran
 
Darjah kebesaran bermaksud segala jenis bintang dan pingat yang pernah diterima oleh anggota sejak berkhidmat dengan Kerajaan, sama ada dari Kerajaan Persekutuan, Negeri, kerajaan negara

asing atau pertubuhan dalam atau luar negara.

(ii)     Penghargaan

Penghargaan pula bermaksud surat atau sijil penghargaan yang diterima dari sesebuah negara, kerajaan, jabatan, institusi atau pertubuhan dari dalam atau luar negara dalam tempoh tiga tahun

terakhir.

Bahagian III - Kemahiran Bahasa

17.3    PYD dikehendaki mencatitkan tahap kebolehannya dalam menguasai sesuatu bahasa sama ada secara lisan atau tulisan. "Fasih" bermaksud kebolehan bertutur dengan baik dan lancar dari segi tatabahasa, manakala kebolehan menulis adalah berdasarkan kecekapan menulis dengan menggunakan tatabahasa dan persembahan yang baik.

Bahagian IV - Latihan

17.4    Latihan penting untuk menambah pengetahuan dan kemahiran seseorang anggota bagi membantu mereka meningkatkan kecekapan melaksanakan tugas jawatan masing-masing:

(i)      Latihan yang telah dihadiri

Lathan yang dimaksudkan ialah kursus dan
latihan jangka pendek (kurang dari 6 bulan)
termasuk bengkel, seminar dan persidangan
dalam tahun yang dinilai. Kursus dan
latihan jangka panjang meliputi kursus di
peringkat sijil, diploma, ijazah dan kursus
kepakaran.

(ii)     Kelulusan Yang Diperolehi Sebelum

         Tahun Penilaian

Kelulusan yang dimaksudkan di sini ialah
kelulusan yang diperolehi selepas anggota
dilantik ke perkhidmatan sekarang tetapi
sebelum tahun penilaian. la meliputi semua
jenis kelulusan, iaitu dari peringkat sijil
hinggalah ke peringkat doktor falsafah
(Ph.D).

(iii)     Latihan yang diperlukan

Yang dimaksudkan di sini ialah latihan yang
diperlukan oleh PYD bagi meningkatkan
pengetahuan, kemahiran dan pembangunan
diri berhubung dengan pelaksanaan
tugasnya sekarang dan masa hadapan.
PYD sendiri hendaklah menyatakan kursus
dan latihan yang diperlukan serta sebab
ianya diperlukan.

Bahagian V - Kekerapan Perbincangan

17.5     Maklumat di BahagianV(perenggan(l)diperlukan untuk mengetahui sejauh mana perbincangan mengenai kerja dan peribadi berhubung dengan pelaksanaan tugas diadakan di antara PYD dengan PPP dan/atau PPK.
PYD digalakkan berjumpa dan berbincang dengan PPP untuk mendapatkan nasihat dan bimbingan sekiranya menghadapi masalah melaksanakan tugasnya. Ini juga akan membantunya menjalin hubungan kerja yang rapat
di samping mengelakkan perselisihan faham mengenai keutamaan dan keperluan kerja sebenar.

17.6    Maklumat di Bahagian V (perenggan 2) diperlukan dengan andaian bahawa nasihat, bimbingan dan dorongan oleh PPP atau PPK akan membantu PYD memperbaiki serta mempertingkatkan prestasi kerjanya
dalam tahun yang dinilai. Dengan itu, PPP dan PPK hendaklah meluangkan masa untuk mengadakan sesi perbincangan bagi tujuan ini.

17.7    Perbincangan dan sesi dorongan yang melebihi enam kali dalam tempoh setahun dianggap "kerap".

Bahagian VI - Kesesuaian Penempatan

17.8    Kesesuaian penempatan yang dimaksudkan ialah kesesuaian tempat, bidang dan persekitaran kerja. "Bidang kerja" yang dimaksudkan ialah bidang tugas yang khusus dalam sesuatu perkhidmatan. Ini termasuklah jenis tugas seperti perancangan, penyelidikan, penggubalan dan pelaksanaan dasar dan operasi dalam bidang tertentu. "Tempat kerja" bermaksud lokasi di mana seseorang anggota bertugas sama ada di ibu pejabat, bahagian, cawangan atau unit di peringkat Persekutuan, Negeri, wilayah atau daerah. "Persekitaran kerja" bermaksud suasana kerja dari segi perhubungan dengan rakan sejawat, anggota atasan dan anggota bawahan, termasuk kekerapan berinteraksi dengan pelanggan iaitu sama ada orang awam, ahli perniagaan, anggota di jabatan lain, ahli politik, badan sukarela atau agensi luar negara.

17.9    Maklumat ini penting sebagai maklumbalas kesesuaian anggota di jawatan dan bidang kerjanya sekarang untuk digunakan bagi perancangan kemajuan kerjaya anggota berkenaan. Oleh itu, maklumat yang tepat dari PYD adalah dikehendaki.

Bahagian VII - Penetapan SKT, Kajian Semula Pertengahan Tahun dan Pencapaian Sebenar

17.10    Penetapan SKT, kajian semula pertengahan tahun dan penilaian pencapaian sebenar adalah merupakan tiga rangkaian aktiviti penting bagi mengukur prestasi PYD. SKT ini hendaklah ditetapkan secara musyawarah
di antara PYD dengan PPP setelah mengambil kira rancangan jabatan. SKT boleh ditetapkan dalam bentuk rancangan kerja PYD seperti projek, aktiviti, perkhidmatan dan barangan yang boleh diukur dari segi kuantiti, kualiti, kos dan masa. SKT yang ditetapkan hendaklah realistik dan boleh dicapai dengan menggunakan sumber yang ada. Bagi tujuan SKT, kajian semula pertengahan tahun dan penilaian pencapaian kerja sebenar sepanjang
tahun hendaklah menggunakan Borang SKT 1 atau SKT 2, yang mana berkenaan. Contoh Borang SKT yang telah dilengkapkan seperti di