Tertinggi, aspek potensi juga diberi penekanan. "Kenaikan pangkat secara. keutamaan" bermaksud seseorang anggota layak diperakukan kenaikan pangkat secara istimewa iaitudi luar keadaan biasa dan dalam tempoh yang lebih singkat daripada anggota lain di mana prestasi keseluruhannya tidak rendah daripada tahap cemerlang;

         (ii)        berkebolehan dan berkeupayaan serta sesuai dinaikkan pangkat dalam keadaan biasa.
           "Kenaikan pangkat dalam keadaan biasa" bermaksud seseorang anggota. layak diperakukan
 kenaikan pangkat dalam tempoh biasa berdasarkan kepada tahap prestasi keseluruhannya yang baik; dan

(iii)     kurang berkebolehan dan berkeupayaan serta belum sesuai dinaikkan pangkat. "Belum sesuai
dinaikkan pangkat" bermaksud anggota belum mencapai tahap prestasi yang melayakkan beliau diperakukan untuk kenaikan pangkat.
 

17.36     PPP boleh mengesyorkan di ruangan yang disediakan, jenis penganugerahan darjah kebesaran dan pemberian penghargaan yang sesuai dengan tahap prestasi dan gred jawatan anggota sama ada dari Kerajaan Persekutuan, Negeri atau pertubuhan.

17.37     PPK hendaklah membuat ulasan jika perlu terhadap syor PPP mengenai kesesuaian kenaikan pangkat dan penganugerahan darjah kebesaran serta pemberian penghargaan.
 

Rancangan Kemajuan Kerjaya
[Bahagian XV Borang JPA (Prestasi) 1/96, 3/96 dan 4/96]
[Bahagian XVI Borang JPA (Prestasi) 2/96]

17.38    Bagi anggota yang sesuai dengan bidang kerja dan penempatan sekarang, PPP hendaklah mencadangkan jenis latihan atau kursus yang boleh mempertingkatkan lagi prestasi PYD seperti kursus lanjutan sama ada jangka pendek atau jangka panjang yang berkaitan dengan kerjanya. Di samping itu PPP boleh juga mencadangkan pemerkayaan kerja (job
enrichment), perluasan kerja (job enlargement), pusingan kerja (job rotation) dan pengubahsuaian rekabentuk kerja (job redesign) kepada PYD di mana sesuai.
 
17.39     Sekiranya PYD didapati kurang sesuai dengan penempatan dan bidang kerjanya, PPP hendaklah mengenalpasti sebabnya dan mencadangkan supaya PYD diberi latihan atau kursus asas dalam bidang berkaitan dengan kerja termasuk kursus pembinaan dan pembangunan sikap yang positif, jika perlu. PPP hendaklah juga mengesyorkan penempatan dan bidang kerja yang sesuai dengan PYD atau secara pengubahsuaian kerja seperti yang tersebut di atas mengikut pengalaman, kemahiran dan minat PYD.
 

Ulasan Keseluruhan dan Tanggungjawab Memberitahu Prestasi
Anggota
[Bahagian XVI Borang JPA (Prestasi) 1/96, 3/96 dan 4/96]
[Bahagian XVII Borang JPA (Prestasi) 2/96]
 
17.40    PPP hendaklah membuat ulasan pencapaian prestasi kerja PYD secara keseluruhan. Di samping itu PPP juga bolehlah mencatitkan apa-apa ulasan yang tidak diliputi di dalam laporan penilaian prestasi anggota seperti kualiti istimewa PYD atau sebaliknya yang ada kaitan dengan kemajuan kerjaya dan perancangan tenaga manusia dalam organisasi.

17.41    Pemberitahuan mengenai tahap prestasi keseluruhan PYD serta cadangan meningkatkan prestasi mereka hendaklah dicatitkan di ruangan yang disediakan. PPP hendaklah juga mencatitkan reaksi PYD setelah diberitahu mengenai pencapaian prestasi mereka.
 

Ulasan Keseluruhan oleh PPK
[Bahagian XVII Borang JPA (Prestasi) 1/96; 3/96 dan 4/96]
[Bahagian XVIII Borang JPA (Prestasi) 2/96]

17.42    PPK hendaklah membuat ulasan keseluruhan mengenai prestasi PYD dan penilaian yang telah dibuat. PPK juga boleh mencatitkan perkara lain yang ada hubungan dengan prestasi dan kualiti peribadi PYD yang tidak diliputi oleh laporan penilaian prestasi yang dibuat oleh PPP.
 

Catitan/Ulasan oleh Pengerusi PPG (jika per1u)
[Bahagian XIIX Borang JPA (Prestasi) 2/96]
[Bahagian XVIII Borang JPA (Prestasi) 3/96 & 4/96]

17.43     PPG yang ditubuhkan di setiap peringkat organisasi seperti yang dihuraikan di perenggan 20 hendaklah mengenalpasti laporan yang diragui dari segi objektiviti dan keadilan penyediaannya. Jika PPG mendapati ada laporan yang meragukan, terutamanya yang boleh menyebabkan anggota mendapat gaji statik, ia hendaklah mendapatkan penjelasan dan keterangan daripada PYD, PPP dan/atau PPK. Berdasarkan keterangan yang diperolehi, PPG hendaklah, jika perlu, meminda markah purata yang diberikan oleh PPP dan PPK dan mencatitkan jumlah markah yang PPG fikirkan wajar. Jika yang dipinda itu ialah markah untuk kriteria tertentu, PPG hendaklah mencatitkannya di tepi sebelah kanan kriteria yang berkenaan bertentangan dengan markah PPK. Semua pindaan hendaklah ditandatangani oleh Pengerusi PPG. Sekiranya yang dipinda itu markah untuk kriteria yang tertentu sahaja, maka PPG hendaklah mengira semula jumlah markah yang baru. PPG dikehendaki memberi alasan secara ringkas di Bahagian XIX Borang JPA (Prestasi) 2/96 atau Bahagian XVIII Borang JPA (Prestasi) 3/96 dan 4/96 mengenai pindaan yang telah dilakukannya.

18.     Semua borang laporan penilaian prestasi menggunakan skel penilaian antara 1 hingga 10 yang dibahagikan kepada 5 tahap (lihat LAMPIRAN 'F' hingga 'F3') kecuali Bahagian Kegiatan dan Sumbangan yang menggunakan 2 tahap sahaja.

PEMAKAIAN BORANG LAPORAN PENILAIAN PRESTASI

19.    Borang JPA (Prestasi) 1/96 hingga 4/96 hendaklah digunakan oleh semua anggota termasuk mereka yang tidak memilih SSB. Bagi anggota yang tidak memilih SSB, peraturan berikut hendaklah diikuti:
 

(i) Anggota Kumpulan A hendaklah menggunakan Borang JPA (Prestasi) 2/96;

(ii) Anggota Kumpulan B dan C hendaklah menggunakan Borang JPA (Prestasi) 3/96; dan

(iii) Anggota Kumpulan D hendaklah menggunakan Borang JPA (Prestasi) 4/96.

PPG

20.    Bagi menjamin keberkesanan pelaksanaan sistem ini dan selaras dengan keputusan Kerajaan melaksanakan kaedah pergerakan gaji di bawah SSB, PPG hendaklah ditubuhkan di peringkat organisasi.
 
Penubuhan PPG

(i) organisasi tersebut menjalankan bidang fungsi yang tertentu;

(ii) ia mempunyai seorang ketua; dan

(iii) mempunyai tidak kurang daripada 50 orang anggota.

20.4    Jika Pengerusi tetap di peringkat jabatan, Negeri, daerah, unit dan sebagainya tidak dapat mempengerusikan mesyuarat PPG, Ketua Setiausaha Kementerian boleh melantik wakilnya. Perlantikan Pengerusi ganti bagi PPG di peringkat Kementerian yang dipengerusikan oleh Ketua Setiausaha Kementerian sendiri boleh dibuat oleh Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam.

Keanggotaan PPG

20.5    PPG bagi sesebuah organisasi hendaklah dianggotai oleh tidak kurang dari dua orang, iaitu ketua organisasi sebagai Pengerusi dan seorang ahli, dengan syarat gred hakiki mereka mestilah lebih tinggi daripada gred hakiki anggota yang dipertimbangkan.
 
20.6    Bagi PPG yang dipengerusikan oleh Ketua Setiausaha. Kementerian, mereka hendaklah terdiri daripada anggota bertaraf JUSA dan Gred Khas. Jika Kementerian tidak mempunyai anggota di peringkat tersebut, lantikan boleh dibuat di kalangan anggota yang lain dari jabatan di bawah kementerian berkenaan, atau memohon Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam menamakan anggota yang sesuai. Contoh keahlian PPG mengikut peringkat organisasi dan anggota yang dipertimbangkan adalah seperti di LAMPIRAN'G'.

Fungsi dan Kuasa PPG

20.7    Setiap PPG yang ditubuhkan diberi kuasa dan menjalankan fungsi yang sama seperti berikut:
 

(i)    boleh menambah ahlinya atau mengundang mana-mana.anggota yang difikirkan dapat membantunya. membuat keputusan yang lebih tepat, jika perlu;

(ii)    menyelaras dan mengubahsuai markah penilaian prestasi seseorang anggota sekiranya terdapat keraguan dan kesangsian yang pada pendapatnya mempunyai asas yang kukuh untuk berbuat demikian. Dalam melaksanakan fungsi ini, PPG boleh mendapatkan keterangan lanjut daripada PYD, PPP dan/atau PPK yang berkenaan; dan

(iii)    menimbang dan memutuskan bilangan anggota untuk pergerakan gaji secara melintang, menegak, mendatar atau statik berdasarkan peratusan kuota dan markah prestasi yang ditetapkan seperti di bawah:

(iv)    Setiap PPG bertanggungjawab memastikan pilihan anggota untuk pergerakan gaji melintang dan menegak dibuat dengan tepat dan adil terutama jika bilangan yang mendapat markah di peringkat 80% ke atas melebihi kuota yang ditetapkan. Untuk mencapai objektif ini PPG boleh menggunakan konsep"taburan yang saksama" (equitable distribution) atau kaedah keadah lain yang difikirkan sesuai; dan

 (v)     Dalam menetapkan bilangan anggota yang layak mendapat jenis pergerakan gaji berdasarkan kuota di atas, PPG hendaklah mematuhi perkara berikut:

(a)     Tidak menaikkan anggota yang tidak mencapai markah prestasi minimum yang ditetapkan ke jenis pergerakan gaji yang lebih tinggi walaupun kuota tersebut tidak dipenuhi. Sebagai contoh, bilangan anggota mengikut kuota bagi pergerakan gaji secara melintang ialah 10 orang tetapi anggotayang mendapat markah prestasi 90% ke atas hanya 5 orang. Dalam kes seperti ini PPG tidak boleh memenuhkan kuota tersebut dengan mengambil anggota yang prestasinya kurang dari 90%.

(b)    Menurunkan bilangan anggota yang layak mendapat pergerakan gaji secara melintang ke pergerakan gaji secara menegak atau dari pergerakan secara menegak ke mendatar sekiranya jumiah mereka melebihi kuota yang ditetapkan. Sebagai contoh, bilangan anggota mengikut kuota bagi pergerakan gaji secara melintang ialah 10 orang tetapi pegawai yang layak seramai 15 orang. Dalam kes ini PPG hendaklah memutuskan supaya baki 5 orang itu dimasukkan dalam kumpulan yang akan ditimbangkan untuk pergerakan gaji menegak. Walau bagaimanapun, markah prestasi anggota yang tidak terpilih itu hendaklah dikekalkan.

(c)    Tiada kuota yang khusus ditetapkan untuk pergerakan gaji mendatar dan statik. Ia bergantung kepada jumlah sebenar anggota yang mendapat markah 50% ke atas dan kurang dari 50%. Termasuk dalam golongan mendatar ialah anggota yang mendapat markah lebih 80% tetapi tidak termasuk dalam kuota melintang atau menegak.

Kaedah Pelaksanaan

20.10     Tindakan yang periu diikuti untuk melaksanakan pergerakan gaji anggota dalam sesebuah organisasi adalah seperti berikut:
 

(i) penilaian prestasi anggota dibuat berasaskan kepada prestasi mereka dalam tahun penilaian;

(ii) PPG menyemak laporan yang dikemukakan oleh urusetia. Setelah berpuashati dengan penilaian yang dibuat, ia hendaklah mengesahkan markah kesemua anggota yang terbabit; dan

(iii) memilih anggota untuk pergerakan gaji melintang di kalangan mereka yang mendapat markah 90% ke atas. Bakinya (jika ada) ditimbangkan bersama-sama dengan anggota yang mendapat markah antara 80% hingga 89.99% untuk pergerakan gaji menegak.

Urusetia PPG

20.12    Bahagian Perkhidmatan/Pentadbiran (bahagian yang mengendalikan hal-hal perkhidmatan) sesebuah organisasi adalah menjadi Urusetia PPG bagi membantu PPG melaksanakan fungsi di atas. Urusetia PPG juga bertanggungjawab mengendalikan tugas berkaitan dengan laporan penilaian prestasi dan pergerakan gaji seperti berikut:
 

(i)    menentukan borang laporan penilaian prestasi dibekalkan dengan secukupnya kepada semua anggota dan disediakan pada masa yang ditetapkan;

(ii)    memastikan semua maklumat dan penilaian dilengkapkan oleh PYD, PPP dan PPK;

(iii)    mengira markah keseluruhan (purata) yang diperolehi oleh anggota dan mencatitkannya diruangan yang disediakan di Bahagian XIII [Borang JPA (Prestasi) 1/96 dan 2/961 dan di Bahagian XII [Borang JPA (Prestasi) 3/96 dan 4/96];

(iv)    mengisi Jadual Pemarkahan seperti di LAMPIRAN 'I' hingga 'I3';

(v)    mengira semua markah laporan penilaian prestasi yang telah disediakan mengikut kaedah perkiraan seperti contoh di LAMPIRAN 'J' hingga 'J3';

(vi)     menyusun senarai anggota mengikut pencapaian prestasi;

(vii)     membuat penganalisisan mengenai prestasi keseluruhan anggota yang terlibat dan menyediakan laporan untuk pertimbangan PPG mengikut kuota yang ditetapkan;

(viii)     mengatur mesyuarat PPG;

(ix)     menyampaikan keputusan pergerakan gaji kepada PYD dan pihak yang menguruskan pembayaran gaji; dan

(x)    mengemukakan semua borang laporan penilaian prestasi kepada Pihak Berkuasa Menyimpan seperti yang dinyatakan di perenggan 20.13 dalam tempoh sebulan selepas PPG membuat keputusannya.
 

20.13    Satu sistem penyimpanan borang laporan penilaian prestasi yang teratur hendaklah diwujudkan di agensi supaya maklumat penting seseorang anggota yang terkandung di dalamnya dapat digunakan bagi beberapa fungsi personel yang lain seperti kenaikan pangkat, penempatan, latihan dan kaunseling yang diuruskan oleh ketua jabatan/ketua perkhidmatan masing-masing. Agensi yang bertanggungjawab menyimpan borang laporan penilaian prestasi tahunan mengikut kumpulan anggota adalah seperti berikut:
 
 

Kumpulan Anggota

Agensi Yang Menyimpan

(a)    Semua anggota dalam Kumpulan Pengurusan          Tertinggi (JUSA dan Gred Khas)  (b)    Semua anggota Perkhidmatan Gunasama:      (i)    Di bawah kawalan Ketua Pengarah              Perkhidmatan Awam      (ii)    Di bawah kawalan Akuantan Negara  (c)    Semua anggota dalam Perkhidmatan Bukan          Gunasama:      (i)    Jika bertugas di kementerian      (ii)    Jika bertugas di jabatan (Ibu Pejabat,              Negeri dan Daerah)  d)    Anggota yang dipinjamkan, ditukar sementara          atau ditempatkan di jawatan kader

Jabatan Perkhidmatan Awam        Jabatan Perkhidmatan Awam    Jabatan Akauntan Negara        Kementerian berkenaan  Ibu Pejabat berkenaan    Ketua perkhidmatan/jabatan asal anggota

 

PENUTUP

21.    Buku Panduan ini hendaklah dijadikan sebagai sumber rujukan yang dapat membantu penyediaan laporan penilaian pretasi dilakukan secara adil dan objektif.  Dalam hubungan ini peranan, tanggungjawab dan iltizam PYD, PPP, PPK dan ketua jabatan adalah sangat penting.  Laporan penilaian pretasi yang disediakan secara teratur, teliti dan objektif akan menjadi satu daripada maklumbalas utama kepada pihak pengurusan untuk melaksanakan fungsi personel yang cekap dan berkesan di organisasi masing-masing.  Ketua jabatan adalah bertanggungjawab memastikan  Panduan ini diikuti dengan sepenuhnya dalam melaksanakan penyediaan laporan penilaian pretasi anggota Perkhidmatan Awam.  Sekiranya terdapat sebarang pertanyaan, kementerian dan jabatan hendaklah menghubungi Bahagian Perkhidmatan, Jabatan Perkhidmatan Awam untuk mendapatkan penjelasan.
 

Bahagian Perkhidmatan,
Jabatan Perkhidmatan Awam,
Malaysia.

September 1996

LAMPIRAN 'A'     - Contoh susunan PYD dan PPK mengikut struktur organisasi kementerian/jabatan.
LAMPIRAN 'B'     - Aliran pusingan proses pengurusan penilaian prestasi dan pergerakan gaji.
LAMPIRAN 'B1'   - Carta aliran proses penilaian prestasi dan pergerakan gaji.
LAMPIRAN 'C'     - Pembahagian anggota kumpulan sokongan yang menggunakan Borang JPA (Prestasi) 3/96 dan
                                 JPA (Prestasi) 4/96.
LAMPIRAN 'D'     - Borang SKT 1(Untuk diisi oleh PYD dan dilampirkan  kepada Borang JPA (Prestasi) 1/96 atau
                                 2/96).
LAMPIRAN 'D1'   - Borang SKT 1(Untuk diisi oleh PYD yang menggunakan Borang JPA (Prestasi) 1/96 dan 2/96).
LAMPIRAN 'D2'   - Borang SKT 2(Borang SKT ini hendaklah diisi oleh PYD yang menggunakan Borang JPA
                                 (Prestasi) 3/96 dan 4/96).
LAMPIRAN 'D3'   - Borang SKT 2(Borang SKT ini hendaklah diisi oleh PYD yang menggunakan Borang JPA
                                 (Prestasi) 3/96 dan 4/96).
LAMPIRAN 'E'     - Sifir pengiraan markah penilaian prestasi.
LAMPIRAN 'F'     - Skel aspek penghasilan kerja.
LAMPIRAN 'F1'   - Skel aspek pengetahuan dan kemahiran.
LAMPIRAN 'F2'   - Skel aspek kualiti peribadi.
LAMPIRAN 'F3'   - Skel aspek hubungan dan kerjasama.
LAMPIRAN 'G'    - Contoh keahlian PPG.
LAMPIRAN 'H'    - Contoh pelaksanaan pergerakan gaji.
LAMPIRAN 'I'     - Jadual pemarkahan laporan penilaian prestasi bagi Borang JPA (Prestasi) 1/96 untuk
                                tahun........(untuk kegunaan PPG).
LAMPIRAN 'I1'   - Jadual pemarkahan laporan penilaian prestasi bagi Borang JPA (Prestasi) 2/96 untuk
                                tahun........(untuk kegunaan PPG).
LAMPIRAN 'I2'    - Jadual pemarkahan laporan penilaian prestasi bagi Borang JPA (Prestasi) 3/96 untuk
                                tahun........(untuk kegunaan PPG).
LAMPIRAN 'I3'    - Jadual pemarkahan laporan penilaian prestasi bagi Borang JPA (Prestasi) 4/96 untuk
                                tahun........(untuk kegunaan PPG).
LAMPIRAN 'J'    - Kaedah pengiraan markah laporan penilaian prestasi bagi Borang JPA(Prestasi) 1/96.
LAMPIRAN 'J1'  - Kaedah pengiraan markah laporan penilaian prestasi bagi Borang JPA(Prestasi) 2/96.
LAMPIRAN 'J2'  - Kaedah pengiraan markah laporan penilaian prestasi bagi Borang JPA(Prestasi) 3/96.
LAMPIRAN 'J3'  - Kaedah pengiraan markah laporan penilaian prestasi bagi Borang JPA(Prestasi) 4/96.