KERAJAAN MALAYSIA

    PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM

    BILANGAN 2 TAHUN 1991
     

    PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT
    DAN URUSAN JAWATANKUASA
    JAWATANKUASA KERAJAAN






    JABATAN PERDANA MENTERI
    MALAYSIA
    1 APRIL, 1991

    Dikelilingkan kepada:

    Ketua-ketua Setiausaha Kementerian
    Ketua-ketua Jabatan Persekutuan
    Ketua-ketua Badan Berkanun Persekutuan
    Y.B. Setiausaha-setiausaha Kerajaan Negeri
    Pihak-pihak Berkuasa Kerajaan Tempatan.

    TUJUAN

            Pekeliling ini adalah bertujuan untuk menyampaikan panduan untuk membantu pihak pengurusan dan urusetia jawatankuasa-jawatankuasa Kerajaan menjalankan tanggungjawab mereka dengan lebih cekap dan berkesan. Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Urusan Jawatankuasa-jawatankuasa Kerajaan adalah seperti di lampiran kepada Pekeliling ini.
     

    LATAR BELAKANG

    2.    Dari semasa ke semasa, Kerajaan telah mewujudkan berbagai-bagai jawatankuasa untuk melaksanakan tanggungjawab tertentu. Secara umumnya, jawatankuasa-jawatankuasa ini memainkan peranan untuk :

            (i)        merancang pelaksanaan sesuatu dasar atau program Kerajaan;

            (ii)       memperolehi nasihat dari pihak-pihak yang mempunyai kepakaran dan pengalaman dalam perkara
                       tertentu; dan

            (iii)      menyelaras dan menyatukan usaha-usaha pelaksanaan sesuatu program supaya tindakan-tindakan
                       yang dilakukan oleh semua agensi yang terlibat adalah bersepadu dan terselaras.

    3.    Sebuah urusetia perlu dilantik untuk membantu jawatankuasa menjalankan tanggungjawabnya. Urusetia ini akan menjalankan tugas-tugas seperti mengatur mesyuarat, menghantar surat jemputan mesyuarat dan menyediakan minit mesyuarat. Di samping itu, Urusetia juga bertanggungjawab bagi mewujudkan satu sistem pengesanan bagi menentukan follow-up dan follow-through ke atas keputusan-keputusan jawatankuasa.
     

    PANDUAN PENGURUSAN MESYUARAT DAN URUSAN JAWATANKUASA-JAWATANKUASA KERAJAAN

    4.    Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Urusan Jawatankuasa-jawatankuasa Kerajaan ini adalah dikeluarkan untuk menetapkan tindakan-tindakan dan norma-norma kerja yang harus dilaksanakan bagi menentukanbahawa pengurusan mesyuarat dan urusan jawatankuasa-jawatankuasa Kerajaan adalah dikendalikan dengan jayanya.
     

    TARIKH KUATKUASA

    5.    Garis panduan ini hendaklah digunakan mulai daripada tarikh pekeliling ini dikeluarkan.
     
     
     

    TAN SRI DATO' SERI AHMAD SARJI BIN ABDUL HAMID,
    Ketua Setiausaha Negara

    Salinan asal