JABATAN PERBENDAHARAAN NEGERI Tingkat 10, Menara Pelita, Jalan Tun Abdul Rahman Ya'akub, Petra Jaya, 93050 Kuching, Sarawak, Malaysia. Telefon: 082-440111 Faksimili: 082-447203 (Akauntan Negeri) Faksimili: 082-445270 (Timb. Akauntan Negeri) Faksimili: 082-446395 (Pentadbiran) Faksimili: 082-446082 (Akauntan Penyesuaian) Faksimili: 082-442164 (Akauntan Gaji) Faksimili: 082-440704 (Pengurusan Dana) Faksimili: 082-445478 (Pencen)

        1.    TUJUAN

                   Pekeliling ini bertujuan untuk

                            1.1        Menguatkuasakan penggunaan Borang Pesanan Kerajaan (T.301) untuk semua Kementerian/Jabatan Negeri Sarawak.

                            1.2        Membatalkan penggunaan borang pesanan perkhidmatan/barangan seperti disenaraikan di bawah bermula dari 1 September, 2004.

                                                 (i)         Service Order - T.78 (Perkhidmatan)

                                                (ii)         Local Purchase Order - T.31 (Barangan)

                                                (iii)        Government Air Transport warrant
                                                             (perkhidmatan Penerbangan)

        2.    LATARBELAKANG

                   Pada masakini borang-borang yang disenaraikan seperti di para 1.2 digunakan untuk membuat pesanan bagI perkhidmatan dan barangan bagi pihak
                   Kerajaan.  Jenis borang digunakan adalah mengikut pesanan yang hendak dibuat iaitu samada perkhidmatan atau barangan. Bagi mengambilkira
                   beberapa perubahan dalam prosedur dan proses kerja akaun dan perlaksanaan ICT, maka borang pesanan telah disernaksemula untuk menyelaraskan
                   kegunaannya.

        3.    BORANC PESANAN KERAJAAN - T.301

                   3.1        Ciri-ciri Borang

                                Borang T.301 disediakan dalam dua (2) versi. Satu adalah untuk kegunaan secara manual dan yang satu adalah untuk kegunaan SIFBAS
                                (EASY).

                                Sila rujuk Lampiran A1 untuk format T.301 manual dan Lampiran A2 untuk format T.301 untuk penggunaan SIFBAS (EASY).

                   3.2        Tatacara Pengeluaran

                                3.2.1        Borang T.301 (Manual dan Sistem)

                                                Ianya perlu disediakan dalam dua salinan yang perlu dikemukakan kepada pihak pembekal. Salinan asal akan dikembalikan oleh
                                                pembekal bersama invois mereka untuk pembayaran.

                                3.2.2        No rujukan

                                                Nombor rujukan Borang T.301 ini hendaklah dinyatakan dalam baucar bayaran di ruang C.

                   3.3        Format Nombor Rujukan T.301

                                Bagi borang T.301 ini, nombor siri telah dimansuhkan dan digantikan dengan penggunaan nombor rujukan yang standard.

                                Format yang standard adalah seperti berikut:

                                Bagi borang T.301 ini, nombor siri telah dimansuhkan dan digantikan dengan penggunaan nombor rujukan yang standard.

                                Format yang standard adalah seperti berikut:

                                Nombor Rujukan    :

 

a

a

a

a

a

a

a

b

b

c

c

c

c

c

                               a    -    Nombor PTJ

                               b    -    Tahun Kewangan

                               c    -    Nombor turutan Borang Pesanan yang dikeluarkan.

                                Nota:        Nombor sebanyak 14 digit dan adalah 'numeric'.
 

                                3.3.1        Borang T.301 (manual)

                                                Bagi T.301 yang dikeluarkan secara manual, nombor rujukan perlu dilengkapkan oleh PTJ dan satu daftar perlu diselenggarakan
                                                untuk memastikan turutan nombor adalah betul. Format daftar yang perlu diselengggarakan adalah seperti di Lampiran A3
                                                (DAFTAR NO. RUJUKAN PESANAN KERAJAAN).

                                3.3.2        Borang T.301 (sistem)

                                                Bagi T.301 yang dijana dari sistem, nombor rujukan akan dicetak oleh sistem secara automatik. Tiada daftar perlu diselenggarakan
                                                untuk nombor rujukan ini.

                   3.4        Penggunaan T.301

                                PTJ yang tiada akses ke Sarawaknet sahaja dibenarkan menggunakan T.301 secara manual.

                                Bagi PTJ yang ada akses ke Sarawaknet, mereka diwajibkan menggunakan borang T.301 seperti di Lampirkan A2.

                                Carta Aliran Proses kerja penyediaan Borang T.301 ini adalah seperti di Lampiran A4.

                   3.5        Inden Borang

                                Kedua-dua format borang T.301 ini hendaklah diinden dari Percetakan Nasional Malaysia Berhad.

                   3.6        Stok Borang Pesanan Lama

                                Semua stok bagi borang T.31, T.78 clan Government Air Transport Warrant hendaklah diserahkan kesemuanya ke pejabat Perbendaharaan
                                Bahagian masing-masing untuk proses pemusnahan. Kesemua stok hendaklah dikemukakan selewat-lewatnya sebelum 1 Oktober 2004.

        4.    TARIKH KUATKUASA

                    Tarikh kuatkuasa penggunaan Borang T.301 ini adalah mulai 1 September. 2004.

        5.    PERTANYAAN

                   Sebarang pertanyaan atau penjelasan lanjut boleh dirujuk kepada pegawai saya, Hajjah Elean Hi. Masa'at di talian 082-444391 atau 082-440111 -
                   212.
 

     'TEPAT RAMAH YAKIN'

        "BERSATU BERUSAHA BERBAKTI"
 

        (WAN MOHD. YUSOP WAN MOSS)
                    AKAUNTAN NECERI,
                           SARAWAK.

        Ruj:    TRY:301004(VOL.2)/36

        Tarikh:    9 Ogos, 2004

        Agihan kepada:    Setiausaha Kerajaan Negeri Sarawak
                                   Setiausaha Kewangan Negeri Sarawak
                                   Peguam Besar Negeri Sarawak
                                   Semua Setiausaha Tetap Kementerian
                                   Semua Ketua Jabatan Negeri
                                   Semua Residen
                                   Semua Akauntan Perbendaharaan Bahagian

        Salinan kepada:    Pengarah Audit Negeri
 
 

        Salinan Asal