03/98 - Garis Panduan Pemberian Dan Penerimaan Hadiah Di Dalam Perkhidmatan Awam

[ JPA(S)TT.71/69 Jld.3 ( 7) ] Siri No.

KERAJAAN SERI PADUKA BAGINDA

MALAYSIA

PEKELILING PERKHIDMATAN BILANGAN 3 TAHUN 1998

GARIS PANDUAN PEMBERIAN DAN PENERIMAAN

HADIAH DI DALAM PERKHIDMATAN AWAM

TUJUAN

1. Pekeliling ini bertujuan untuk memaklumkan mengenai garis panduan pemberian dan penerimaan hadiah di
dalam perkhidmatan awam.

LATAR BELAKANG

2. Amalan menerima dan memberi hadiah telah menjadi budaya dalam masyarakat kerana ianya bertujuan untuk melahirkan rasa terima kasih, kasih sayang, persahabatan dan persaudaraan. Di dalam perkhidmatan awam dan juga swasta wujud juga budaya menerima dan memberi hadiah. Walaupun tujuannya sama, kadangkala ianya ke arah satu maksud yang sukar 'diselami' dan berbentuk insentif serta perlukan balasan. Oleh itu ianya perlu dikawal agar tidak menjejaskan integriti dan imej perkhidmatan awam.

3. Garis panduan ini merangkumi penerimaan dan pemberian hadiah di kalangan pegawai-pegawai awam, Jabatan Kerajaan, kesatuan dan pertubuhan yang melibatkan pegawai awam dan Kelab Kebajikan dan Sukan.

DEFINISI

4. Bagi maksud pekeliling ini hadiah dan Jabatan Kerajaan bermaksud seperti berikut :

(a) Hadiah

                     Hadiah termasuklah wang, harta alih atau tak alih, kenderaan, tambang percuma, saham, tiket loteri,
                     kemudahan perjalanan, hiburan, perkhidmatan, keahlian kelab, apa-apa bentuk diskaun atau komisen,
                     hamper, barang kemas, perhiasan, apa-apa pemberian, cenderamata, atau apa-apa benda yang bernilai
                     yang diberi kepada atau diterima oleh pegawai itu, isterinya atau mana-mana orang lain, bagi pihaknya
                     daripada mana-mana orang, dengan tiada balasan (without consideration) atau balasan yang diketahui
                     oleh pegawai itu tidak mencukupi ataupun mencukupi.

(b) Jabatan Kerajaan

Jabatan Kerajaan termasuklah mana-mana Kementerian, Jabatan Persekutuan atau Negeri dan
agensi-agensi Kerajaan Persekutuan atau Negeri yang lain.

PEMBERIAN DAN PENERIMAAN HADIAH OLEH PEGAWAI AWAM

Larangan Memberi Dan Menerima Hadiah

5. Pegawai awam dilarang daripada menerima atau memberi hadiah sekiranya berkaitan dengan tugas
awamnya dan/atau bentuk, amaun atau nilai hadiah itu tidak sepadan dengan maksud hadiah itu diberi. Peraturan yang melarang pegawai awam memberi dan menerima hadiah adalah di bawah subperaturan 8.(1)(a) dan
(b), Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993, [P.U.(A)395/1993] seperti berikut :

                     " 8.     (1)     Tertakluk kepada peruntukan peraturan ini, seseorang pegawai tidak boleh
                     menerima atau memberi, atau tidak boleh membenarkan isteri atau suaminya atau mana-
                     mana orang lain menerima atau memberi bagi pihaknya, secara langsung atau tak
                     langsung, apa-apa hadiah (sama ada dalam bentuk zahir atau selainnya) daripada atau
                     kepada mana-mana persatuan, badan, orang atau kumpulan orang jika :-

(a) penerimaan atau pemberian hadiah itu mempunyai kaitan, dengan apa-apa cara,
dengan perlaksanaan tugas awam pegawai itu; dan

(b) bentuk, amaun atau nilai hadiah itu tidak sepadan dengan maksud hadiah itu
diberikan. ".

Hadiah Yang Boleh Diterima Oleh Pegawai Awam Dengan Kebenaran

6. Dalam keadaan tertentu pegawai awam dibenarkan menerima pemberian hadiah, tertakluk kelulusan Ketua Jabatan. Perkara ini diperuntukkan di bawah subperaturan 8.(4)(a) dan (b), Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993 seperti berikut :

"8. (4) Jika :-

                                (a)     seseorang pegawai berasa ragu-ragu tentang sama ada bentuk, amaun atau nilai
                                         hadiah yang diterima olehnya adalah sepadan dengan maksud hadiah itu diberikan;
                                         atau

                                (b)     hal keadaan menyebabkan sukar bagi seseorang pegawai untuk menolak sesuatu
                                         hadiah atau cenderamata yang bernilai, yang penerimaannya dilarang oleh
                                         peraturan ini,

            maka hadiah itu boleh diterima secara rasmi tetapi pegawai itu hendaklah, dengan seberapa segera
            yang praktik, mengemukakan suatu laporan bertulis kepada Ketua Jabatan yang mengandungi
            perihalan lengkap dan anggaran nilai hadiah dan dalam hal keadaan yang hadiah itu diterima.

Bentuk, Amaun Atau Nilai Hadiah Sepadan Atau Tidak Dengan Maksud Ianya Diberi

7. Dalam keadaan penerimaan hadiah tidak berkaitan dengan tugas awam pegawai, maksud bentuk, amaun atau nilai hadiah itu sepadan atau tidak dengan tujuan hadiah itu diberi, hendaklah berdasarkan kepada nilai semasa hadiah itu, "occasion" dan tujuan atau maksud hadiah itu diterima. Penerimaan hadiah oleh pegawai awam yang tidak berkaitan dengan tugas awam, sama ada sepadan atau tidak dengan maksud ianya diberi adalah seperti
berikut :

            (a)     Penerimaan hadiah dianggap tidak sepadan dengan maksud hadiah itu diberi jika nilai semasa hadiah
                     diterima itu nilainya (dalam bentuk wang) melebihi 1/4 emolumen bulanan atau melebihi RM500.00,
                     mana yang lebih rendah. Dalam hal ini, penerimaan hadiah itu hendaklah dilaporkan kepada Ketua
                     Jabatan untuk kelulusan menggunakan borang di Lampiran A.

            (b)     Penerimaan hadiah dianggap sepadan dengan maksud hadiah itu diberi dan tidak perlu dilaporkan
                     kepada Ketua Jabatan untuk kelulusan, jika nilai hadiah yang diterima itu kurang 1/4 emolumen atau
                     RM500.00, mana yang lebih rendah. Di samping itu penerimaan hadiah dianggap sepadan dengan
                     maksud hadiah itu diberi walaupun nilainya melebihi RM500.00, jika penerimaan hadiah itu dalam
                     keadaan berikut :

i. penerimaan hadiah daripada rakan sekerja sempena persaraan, pertukaran, pertunangan dan
perkahwinan pegawai;

                     ii.    penerimaan hadiah daripada isteri atau suami, anak-anak termasuk anak menantu atau anak angkat
                            yang sah dari segi undang-undang, ibu/bapa termasuk ibu mertua dan bapa mertua dan adik beradik
                            termasuk sebelah isteri atau suami;

                     iii.   penerimaan hadiah daripada saudara-mara dan rakan-rakan sempena majlis hari jadi, pertunangan
                           dan perkahwinan pegawai atau anak-anak, atau apa-apa majlis lain yang berkaitan dengan adat
                           resam dan agama; atau

iv. penerimaan hadiah yang cepat rosak dan tidak tahan lama seperti buah-buahan, kuih-muih, minuman
ringan, bunga dan sebagainya.

8. Walau apa pun, yang dinyatakan di perenggan 7(a) dan (b), sekiranya pegawai awam masih ragu-ragu dan mendapati penerimaan ini boleh menimbulkan masalah berkaitan dengan tanggungjawabnya sebagai pegawai awam
atau boleh menimbulkan syak wasangka bagi dirinya atau orang lain maka pegawai juga boleh melaporkan penerimaan
ini kepada Ketua Jabatan.

Pemberian Hadiah Yang Sukar Ditolak

9. Semasa menjalankan tugas awam kadangkala sukar untuk pegawai awam menolak pemberian hadiah kerana
jika menolak pemberian itu akan memalukan sipemberi atau menimbulkan keadaan serba salah. Ini misalnya :

            (a)     semasa menjalankan tugas awam di seminar, simposium, bengkel, kursus atau mana-mana majlis rasmi
                     yang lain termasuk di peringkat antarabangsa, pihak penganjur tidak memberitahu pemberian hadiah
                     terlebih dahulu; atau

            (b)     semasa menjalankan tugas rasmi di daerah atau di kampung di mana masyarakat atau pemimpin di
                     peringkat daerah atau kampung memberi buah-buahan, sayur-sayuran, makanan dan hasil kerja tangan
                     penduduk kampung atau sebagainya.

10. Dalam keadaan sukar untuk menolak pemberian hadiah yang ada kaitan dengan tugas awam, pegawai awam dibenarkan menerima hadiah berkenaan dan kemudiannya sekembalinya di pejabat, beliau hendaklah melaporkan kepada Ketua Jabatan dengan menggunakan borang seperti di Lampiran 'A' untuk kelulusan sewajarnya.

11. Walau bagaimanapun, bagi memudahkan urusan pentadbiran pegawai awam dikehendaki hanya melaporkan sahaja kepada Ketua Jabatan dengan menggunakan borang seperti di Lampiran 'B' iaitu tanpa perlu kelulusan
Ketua Jabatan, jika pemberian hadiah yang sukar ditolak itu :

(a) nilainya kurang daripada RM100.00;

            (b)     berbentuk lencana ("plaque") atau "Pennant" atau barang-barang kraftangan yang dihasilkan sendiri
                     oleh Jabatan Kerajaan berkenaan atau apa-apa bentuk bahan bercetak yang berkaitan Jabatan itu dan
                     bertujuan untuk promosi Jabatan atau negara; atau

(c) dalam bentuk barang-barang yang cepat rosak dan tidak tahan lama seperti buah-buahan, sayur-sayuran,
kuih-muih, minuman ringan, bunga dan sebagainya.

Penerimaan Hadiah Yang Menjadi Kesalahan

12. Walau bagaimanapun penerimaan hadiah itu, sama ada kurang atau lebih dari nilai yang dinyatakan di
atas atau sama dengan nilai tersebut, adalah menjadi kesalahan di bawah undang-undang jika ia diterima dalam keadaan-keadaan berikut :

            (a)     hadiah itu diterima atau diminta secara atau dengan niat rasuah (corruptly or with corrupt intention)
                     bahawa ia adalah satu dorongan atau upah kepada pegawai itu bagi melakukan atau tidak melakukan
                     (to forebear), atau kerana telah melakukan atau telah tidak melakukan sesuatu perbuatan berhubung
                     dengan hal-ehwal atau urusan prinsipalnya atau dalam menjalankan kerja-kerja rasminya (seksyen 9
                     dan 10, Akta Pencegahan Rasuah 1997, seksyen 161 dan 162, Kanun Keseksaan);

            (b)     orang yang memberi hadiah itu mempunyai perhubungan dengan kerja-kerja rasmi pegawai itu sendiri
                     atau dengan kerja rasmi seseorang pegawai yang di bawahnya dia bekerja dan pemberian serta
                     penerimaan itu tidak dibuat dengan suci hati (not in good faith) sebaliknya ia dilakukan dengan satu niat
                     jenayah (mens rea); atau

            (c)     hadiah itu diterima dengan niat jenayah (mens rea) daripada seseorang, yang pegawai itu ketahui telah,
                     atau sedang, atau mungkin ada kena mengena dalam apa-apa urusan yang telah dijalankan, atau yang
                     akan dijalankan, oleh pegawai itu (seksyen 165, Kanun Keseksaan).

Keputusan Ketua Jabatan

13. Ketua Jabatan apabila menerima laporan mengenai penerimaan hadiah oleh pegawai-pegawainya yang memerlukan keputusannya, boleh membuat keputusan seperti berikut :

(a) membenarkan pegawai menerima hadiah itu;

(b) mengarahkan pegawai mengembalikan hadiah itu kepada sipemberi; atau

Ketua Jabatan semasa menimbangkan permohonan pegawai hendaklah melihat kriteria-kriteria seperti di
Lampiran 'C'.

PEMBERIAN DAN PENERIMAAN KERAIAN OLEH PEGAWAI AWAM

14. Pegawai awam boleh memberi atau menerima keraian jika tidak mempengaruhi tugas rasminya
atau tidak bercanggah dengan tatakelakuan pegawai awam. Perkara ini diperuntukkan di bawah Peraturan 9, Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993 seperti berikut :

" 9. Seseorang pegawai boleh memberi atau menerima apa-apa jenis keraian kepada atau
daripada mana-mana orang jika :-

(a) keraian itu tidak dengan apa-apa cara mempengaruhi perlaksanaan tugas rasminya
sebagai seorang pegawai awam bagi kepentingan orang itu; dan

                     (b)     pemberian atau penerimaan keraian itu tidak dalam apa-apa cara tak konsisten dengan
                              tatakelakuan yang ditetapkan di bawah peraturan 4. ".

15.       Walaupun pegawai awam dibenarkan memberi atau menerima keraian, pegawai awam hendaklah memberi perhatian yang serius mengenai perkara-perkara berikut :

            (a)     dengan memberi atau menerima keraian, ianya tidak sama sekali menjejaskan kuasa dan
                     tanggungjawab pegawai sebagai pengkhidmat awam untuk kepentingan pihak yang memberi
                     keraian itu;

            (b)     pemberian dan penerimaan keraian itu tidak bercanggah dengan kehendak tatakelakuan pegawai
                     awam di bawah Peraturan 4, Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993,
                     khususnya subperaturan 4.(2)(a),(b) dan (c);

(d) sensitiviti masyarakat terhadap tanggungjawab pegawai dan perkhidmatan awam keseluruhannya;
atau/dan

(e) kekerapan pegawai menerima keraian.

UCAP TAHNIAH, TERIMA KASIH ATAU TAKZIAH DI AKHBAR-AKHBAR HARIAN
DAN MEDIA MASSA

16. Pegawai awam adalah dilarang dari memberikan kebenaran bagi ucapan-ucapan tahniah/terima kasih/
takziah yang menyentuh diri pegawai untuk disiarkan di akhbar-akhbar atau mana-mana media massa yang lain, oleh pihak swasta, persatuan, pertubuhan, orang perseorangan atau mana-mana kumpulan orang.

KEWAJIPAN MELAPORKAN TAWARAN RASUAH/SUAPAN

17. Pegawai awam adalah diingatkan tentang peruntukan Seksyen 17, Akta Pencegahan Rasuah 1997, (Akta 575) iaitu tanggungjawab untuk melaporkan kepada Badan Pencegah Rasuah atau pihak Polis sekiranya mereka diberi atau dijanjikan atau ditawarkan apa-apa bentuk suapan. Adalah menjadi kesalahan dan boleh dikenakan denda di bawah
akta tersebut, sekiranya pegawai awam gagal mematuhi peruntukan berkenaan.

PEMBERIAN DAN PENERIMAAN HADIAH OLEH JABATAN KERAJAAN

Penerimaan Hadiah Oleh Jabatan Kerajaan Daripada Pihak Swasta Dan Sebagainya

18. Jabatan Kerajaan dibenarkan menerima hadiah daripada pihak swasta atau mana-mana pihak lain. Walau bagaimanapun, penerimaan hadiah itu mestilah memperolehi kebenaran daripada :

            (a)     Ketua Setiausaha atau Pegawai Pengawal, jika nilai hadiah tiap-tiap satu kurang daripada
                     RM 10,000.00. Kuasa Ketua Setiausaha atau Pegawai Pengawal meluluskan penerimaan
                     hadiah ini adalah tertakluk kepada syarat-syarat seperti di Lampiran 'D'; atau

(b) Perbendaharaan, jika nilai hadiah tiap-tiap satu bernilai RM 10,000.00 atau lebih.

19. Setiap permohonan oleh Jabatan Kerajaan kepada pihak yang meluluskan penerimaan hadiah tersebut
hendaklah mengandungi perkara-perkara seperti dinyatakan di Lampiran 'E'.

Pemberian Hadiah Oleh Jabatan Kerajaan Dalam Majlis Rasmi

20.       Jabatan Kerajaan tidak digalakkan memberi hadiah kepada para tetamu khas yang merasmikan atau yang terlibat dalam apa-apa upacara rasmi Jabatan atau Kerajaan. Walaupun demikian, jika hadiah itu didapati perlu diberi atas sebab-sebab tertentu, maka pemberian itu bolehlah dibuat, tetapi pemberian hadiah itu hendaklah berbentuk
lencana ("plaque") yang tidak mahal harganya, "Pennant", barang-barang kraftangan yang dihasilkan sendiri oleh
Jabatan Kerajaan berkenaan atau apa-apa bentuk bahan atau barangan bercetak yang berkaitan dengan Jabatan itu
dan bertujuan untuk promosi Jabatan atau negara.

PENERIMAAN HADIAH DAN SUMBANGAN OLEH KELAB KEBAJIKAN DAN SUKAN

21.       Kelab Kebajikan dan Sukan adalah tidak dibenarkan menghubungi terus atau secara langsung syarikat-syarikat swasta atau orang awam untuk mendapatkan bantuan kewangan dengan apa cara sekalipun bagi membiayai aktiviti- aktiviti mereka.

22.       Walau bagaimanapun, apa-apa sumbangan yang hendak disumbangkan kepada kelab kebajikan dan Sukan
oleh syarikat-syarikat swasta dan orang awam hendaklah disalurkan kepada Majlis Kebajikan dan Sukan Anggota- anggota Kerajaan Malaysia (MAKSAK). Kelab Kebajikan dan Sukan di peringkat Jabatan bolehlah membuat permohonan kepada Majlis Kebajikan dan Sukan Anggota-anggota Kerajaan Malaysia bagi mendapatkan peruntukan masing-masing.

23. Perlulah ditegaskan bahawa apa-apa sumbangan yang diperolehi hendaklah dipastikan tiada unsur-unsur paksaan, tidak menimbulkan syak dan keraguan dan beban kepada mana-mana pihak agar ianya tidak mencemarkan nama baik Jabatan dan perkhidmatan awam keseluruhannya. Di samping itu, hendaklah juga diambilkira dari segi jumlah dan kekerapan sumbangan tersebut diterima. Sumbangan yang diperolehi itu juga hendaklah digunakan untuk tujuan aktiviti-aktiviti kelab berkenaan dan hendaklah mempunyai penyata kira-kira yang
boleh dirujuk.

PUNGUTAN DERMA OLEH KESATUAN/PERTUBUHAN

24. Kutipan derma oleh kesatuan/pertubuhan yang berdaftar yang melibatkan atau dikendalikan oleh pegawai awam atau Jabatan Kerajaan adalah tertakluk kepada Akta Pungutan Rumah ke Rumah dan Dijalan 1947 (Akta 200), Surat Pekeliling Am Bil. 6 Tahun 1987 dan mana-mana akta/undang-undang/peraturan yang dlikeluarkan oleh pihak-pihak yang berkenaan.

25. Jika sekiranya terdapat kesatuan/pertubuhan yang tidak berdaftar yang melibatkan atau dikendalikan oleh pegawai awam atau Jabatan Kerajaan ia dilarang daripada mengutip derma.

UMUM

26. Tiada apa-apa dalam garis panduan ini atau apa-apa pindaan yang dibuat di bawahnya boleh menghalang apa-apa tindakan diambil di bawah Akta Pencegahan Rasuah 1997 (Akta 575), Kanun Keseksaan, Akta Kastam
1967 dan mana-mana undang-undang lain yang berkaitan terhadap mana-mana pegawai awam.

TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN

27. Ketua Jabatan boleh meminta pegawainya memberi penjelasan, sekiranya beliau meragui apa-apa penerimaan hadiah oleh pegawainya. Ketua Jabatan juga hendaklah melaporkan kepada pihak berkuasa tatatertib atau mana-mana pihak berkuasa lain, sekiranya terdapat apa-apa pelanggaran terhadap apa-apa peraturan atau undang-undang berkaitan penerimaan hadiah oleh pegawainya.

PEMAKAIAN

28. Tertakluk kepada penerimaan keseluruhannya oleh pihak berkuasa masing-masing, pemakaian Pekeliling Perkhidmatan ini dipanjangkan kepada semua Pihak Berkuasa Negeri, Pihak Berkuasa Berkanun Persekutuan dan Negeri dan Pihak Berkuasa Tempatan.

TARIKH KUATKUASA

29. Pekeliling Perkhidmatan ini berkuatkuasa mulai tarikh ia dikeluarkan.

PEMBATALAN

30. Dengan ini, Pekeliling dan Surat Pekeliling berikut adalah dibatalkan.

i. Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 8 Tahun 1968;

ii. Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 19 Tahun 1969;

iii. Surat Pekeliling Am Bil. 7 Tahun 1984;

iv. Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 13 Tahun 1986; dan

v. Pekeliling Perkhidmatan Bil. 3 Tahun 1989.

"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"

( TAN SRI DR. MAZLAN BIN AHMAD )
Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam
Malaysia.

Salinan asal

Tarikh: 15 Ogos 1998

Semua Ketua Setiausaha Kementerian
Semua Ketua Jabatan Persekutuan

Semua Y.B. Setiausaha Kerajaan Negeri
Semua Pihak Berkuasa Berkanun
Semua Pihak Berkuasa Tempatan